La transmission des relevés de notes et des autres données personnelles des étudiants entre établissements peut être coûteuse, risquée et problématique selon Jessica Robin, candidate au doctorat à l’Université de Toronto. « J’ai vécu l’expérience avec deux universités canadiennes, dit-elle. Chaque fois qu’il faut faire parvenir des relevés de notes à une organisation, qu’il s’agisse d’une école où on veut entrer ou d’un organisme subventionnaire, il faut en faire la demande et parfois acquitter des frais pour qu’ils soient expédiés par courriel. C’est un processus très lent et potentiellement coûteux. »
Mme Robin s’est souvent heurtée à ce processus, que ce soit pour être admise à l’École d’études supérieures de l’Université de Toronto, où elle étudie les neurosciences cognitives, ou pour d’autres demandes au sein de ce même établissement. Selon elle, les erreurs et les pertes de relevés de notes ne sont pas rares. « Dans le cadre d’une demande de subvention, j’avais demandé que mes relevés de notes soient transmis d’un établissement à un autre qui lui, ne les a jamais reçus, raconte-t-elle. Je n’ai jamais su ce qui s’était passé exactement. Heureusement, tout s’est bien terminé grâce à l’intervention d’un étudiant aux cycles supérieurs, secrétaire au sein de mon département. J’ai quand même vécu un grand stress pendant quelques jours. »
Les membres du réseau de la Déclaration de Groningue et la mobilité étudiante souhaitent mettre fin à ce genre de stress et de tracas. Formé en 2012, ce réseau international vise à moderniser et à améliorer l’échange international de relevés de notes, de diplômes et de demandes par la mise en place, partout dans le monde, de plateformes et de réseaux numériques entre établissements d’enseignement et autres organisations. La Déclaration de Groningue a été signée en mai 2015 au nom du Canada par l’Association des registraires des universités et collèges du Canada (ARUCC).
« On ne veut pas que le Canada traîne de l’arrière, précise la présidente du Groupe de travail de l’ARUCC sur la Déclaration de Groningue et la mobilité étudiante, Kathleen Massey, registraire et directrice générale du Service des inscriptions à l’Université McGill. Le but est de faciliter la transmission des titres de compétences des Canadiens au pays et à l’étranger, pour qu’ils soient reconnus sans retard. »
Selon Mme Massey, les méthodes actuelles de nombreux établissements postsecondaires sont désuètes et peu fiables. Elles exigent trop d’interventions manuelles et engendrent des retards qui stressent les étudiants. « La prédominance des supports papier favorise la fraude, souligne-t-elle. Nous voulons y remédier en instaurant systématiquement entre les établissements postsecondaires un échange électronique et direct de données reposant sur des plateformes et des réseaux sécurisés. »
Des plateformes d’échange de relevés de notes existent déjà dans certaines provinces – par exemple, le Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario, ou encore le Bureau de coopération interuniversitaire au Québec. Mme Massey estime absolument essentielle la mise sur pied d’un réseau national et international rapide et sécurisé.
Selon Melissa Pool, registraire à l’Université McMaster et membre du groupe de travail de l’ARUCC, de nombreux pays, comme les États-Unis, le Royaume-Uni, l’Australie et les Pays-Bas, misent déjà activement sur de tels partenariats et réseaux. « Je pense entre autres à la plateforme National Student Clearinghouse, aux États-Unis, dit-elle. Il suffit qu’un certain nombre d’universités soient reliées à cette plateforme et qu’elle-même soit reliée à une plateforme destinée aux universités chinoises pour que les établissements concernés puissent échanger bien plus rapidement et facilement. »
Ces réseaux et plateformes peuvent engendrer beaucoup d’avantages pour les étudiants qui présentent des demandes d’admission au sein d’établissements postsecondaires, mais aussi pour ces établissements et les diplômés. « Nos étudiants et nos anciens postulent pour des emplois au Canada et partout dans le monde, précise Mme Massey. Certains doivent aussi, à des fins d’immigration, fournir des copies officielles de leurs diplômes ou de leurs relevés de notes. »
Toujours selon Mme Massey, « de nombreux établissements postsecondaires canadiens souhaitent accueillir davantage d’étudiants étrangers. Nous devons les aider en facilitant la transmission électronique sécurisée et rapide des titres de compétences. »
Mme Pool signale que l’ARUCC prévoit procéder à la fin de février à un sondage auprès des établissements postsecondaires « pour évaluer leur capacité et leur volonté de participer au développement d’un réseau électronique national sécurisé visant le partage des données au profit de la mobilité étudiante ».
Selon elle, « la participation des établissements est nécessaire, car la mise en place de ce réseau national exigera de faire appel à leurs ressources – en particulier celles des établissements qui ne pratiquent pas encore le partage électronique de données des étudiants. Heureusement, poursuit-elle, beaucoup le font déjà, parfois depuis des décennies. Le Canada est déjà bien avancé sur ce plan. »
Le groupe de travail de l’ARUCC analysera les résultats du sondage au printemps, puis formulera des recommandations dont discuteront, en juin, l’ARUCC, le Consortium pancanadien sur les admissions et les transferts, ainsi que le groupe d’utilisateurs canadiens du Postsecondary Electronic Standards Council. Selon Mme Massey, c’est un vaste chantier, mais ne pas y participer nuirait à la mobilité étudiante. « Le Canada va-t-il faire partie de l’aventure et multiplier les possibilités offertes aux étudiants et aux anciens, ou sera-t-il laissé pour compte? Telle est la question. »