Mais, à l’instar de nombreuses entreprises et d’autres institutions publiques, des universités adoptent maintenant des politiques pour rendre la dénonciation sécuritaire et faciliter un peu le choix; des politiques qui visent surtout à enrayer la fraude et autres crimes financiers et qui englobent aussi parfois tous les types d’inconduite. Pour l’instant, peu d’universités canadiennes se sont dotées de telles politiques, mais leur nombre est à la hausse.
Cette tendance a pris racine à la suite des tristement célèbres scandales financiers qui ont secoué les entreprises Enron et WorldCom au début des années 2000, inaugurant une ère de réglementation visant à enrayer la fraude et la corruption ainsi qu’à protéger ceux qui les dénoncent. Aux États-Unis, les entreprises publiques sont désormais tenues d’offrir un service d’écoute téléphonique, ou autre mécanisme du genre, pour permettre aux employés de faire part de leurs préoccupations concernant des irrégularités suspectes et les protéger contre de possibles représailles.
Au Canada, certains gouvernements provinciaux ont suivi cette voie et, dans la foulée du scandale des commandites, le gouvernement fédéral a accru la protection aux fonctionnaires qui divulguaient des méfaits. Depuis lors, les politiques de dénonciation et les services d’écoute téléphonique sont des pratiques courantes de bonne gouvernance dans de nombreuses organisations.
Les universités se rattrapent. Harriet Lewis, avocate générale et secrétaire de l’Université York, affirme que les collèges et les universités subissent d’énormes pressions de la part des gouvernements, des vérificateurs et des conseils d’administration qui les poussent à adopter de telles politiques. York a toutefois rejeté la suggestion d’un vérificateur judiciaire qui proposait de mettre en place un service d’écoute téléphonique antifraude, craignant qu’une telle mesure instaure un climat de méfiance sur le campus, explique Mme Lewis. L’Université a plutôt choisi d’élaborer une politique de dénonciation sécuritaire invitant, et parfois même obligeant, les professeurs et le personnel à rapporter tout méfait financier dont ils seraient au courant.
L’Université McMaster a mis en place un service d’écoute téléphonique. Quiconque souhaite rapporter une irrégularité suspecte peut le faire en toute confidentialité par téléphone au numéro sans frais, ou sur un site Web géré par la firme américaine EthicsPoint. Lorsqu’un rapport est déposé, le vérificateur interne principal de l’Université, Jorma Larton, en est informé et il entame une enquête. L’enquête peut prendre jusqu’à trois ou quatre mois, tout dépendant des preuves que peut obtenir M. Larton. Lorsqu’il a assez de preuves à l’appui, il transmet le dossier aux hauts dirigeants et aux avocats de l’Université. Selon Roger Couldrey, vice-recteur à l’administration à McMaster, le nombre d’incidents rapportés est faible, en partie en raison l’existence du service d’écoute téléphonique qui contribue, à peu de frais, à dissuader les comportements contraires à l’éthique. « Le simple fait de savoir qu’un mécanisme permet de dénoncer, y est pour beaucoup », affirme-t-il.
L’Université McGill et l’Université de l’Alberta ont pour leur part adopté des politiques de dénonciation qui couvrent des irrégularités dans tous les domaines, des finances à l’éthique envers les animaux jusqu’à l’environnement. L’Université de l’Alberta a mis en place sa politique sur l’éthique et la divulgation il y trois ans, en partie pour insister sur le fait que la préoccupation première de l’établissement n’est pas la fraude financière, mais plutôt la sécurité en milieu de travail, affirme Mary Persson, vice-rectrice adjointe, vérification et analyse. Un membre du personnel de l’Université qui soupçonne quelqu’un de méfait peut communiquer avec le conseiller du nouveau bureau chargé de la dénonciation sécuritaire et des droits de la personne. Semblable à un service d’écoute téléphonique, le bureau est toutefois adapté à la culture de l’Université de l’Alberta, poursuit Mme Persson.
Les employés sont souvent les mieux placés pour détecter les fraudes. Un sondage effectué par l’Association of Certified Fraud Examiners, un groupe américain, a révélé que les activités frauduleuses sont plus souvent découvertes grâce à l’indice d’un employé que par des vérifications ou des procédés officiels.
Mme Lewis de l’Université York croit que la meilleure chose à faire pour une organisation qui souhaite se protéger est de mettre en place des contrôles pour limiter les possibilités de méfaits. Les universités sont en position favorable en raison de leur structure de pouvoir étendue, ajoute-t-elle.
L’organisation à but non lucratif Canadiens pour la responsabilité, qui milite pour le renforcement des lois de protection des dénonciateurs, souhaiterait voir davantage d’universités se doter de politiques de dénonciation sécuritaire. « Les organisations ont toutes besoin de cette mesure de protection, soutient Allan Cutler, président de l’organisation et ancien fonctionnaire fédéral à qui on attribue la dénonciation du scandale des commandites. Il faut qu’il existe une façon de dénoncer une situation en toute sécurité, sans crainte de représailles », conclut-il.