Dès le début des études supérieures, il est avantageux d’adopter de bonnes pratiques de gestion de la documentation pour éviter les pertes de temps, une menace réelle lorsque la recherche s’échelonne sur plusieurs mois, voire plusieurs années. Les bibliothécaires Jean-Jacques Rondeau et Jean Rancourt ont d’ailleurs profité de leur présentation dans le cadre de la Semaine des cycles supérieurs à l’Université du Québec à Montréal en décembre 2016 pour faire un survol de quelques techniques conduisant à une gestion efficace de l’information.
Tout d’abord, sachez qu’une documentation bien structurée facilite le partage et diminue les risques de confusion, tout en permettant également de se conformer aux exigences méthodologiques lors de l’écriture du mémoire ou de la thèse. D’ailleurs, les organismes subventionnaires vont parfois exiger certaines données et références, d’où l’importance de pouvoir accéder rapidement et facilement à votre documentation.
Il existe différents moyens et ouvrages qui aident à la gestion des données. Certains suggèrent notamment d’organiser la documentation par « rôle », c’est-à-dire de façon fonctionnelle pour que le nom reflète le contenu du fichier, ou de façon chronologique ou encore de façon hybride (par rôle et date), avec trois niveaux qui reflètent les catégories comment, quoi et quand.
Pour éviter de travailler avec de trop longues listes de dossiers, il est aussi recommandé de garder deux grands ensembles de dossiers : ceux qui sont actifs et ceux qui sont archivés.
Les noms de fichiers ne devraient pas faire plus de 24 à 64 caractères ou contenir d’espace, ceux-ci devraient être remplacés par des tirets ou des barres soulignées. Il est aussi recommandé d’ajouter une date au début ou à la fin du nom de fichier en adoptant toujours le même modèle pour l’écrire.
Stratégie de recherche
De façon sommaire, les stratégies de recherche visent à réussir à sauvegarder efficacement et à organiser des documents pertinents. Règle générale, on retrouve plusieurs ressources sur le site Web de votre bibliothèque universitaire et des formations offertes sur les stratégies de recherche.
Lors de la rédaction d’un mémoire ou d’une thèse, dans la partie méthodologique, il faut démontrer comment la recherche a été effectuée en incluant une revue de littérature. Il faut que les résultats soient constants en termes de reproductibilité. Il est préférable de simplement copier-coller les informations pour uniformiser la recherche d’une base de données à l’autre ainsi que pour éviter les erreurs et les omissions.
De façon générale, les logiciels de gestion bibliographique permettent de créer un base de données personnelles pour conserver toutes ses références de manière ordonnée, d’importer des références à partir de bases de données ou catalogues bibliothèques, d’insérer des références dans un document de traitement de textes, de réaliser sa bibliographie selon un style particulier (UQAM, APA, Chigago, ou autres), de gérer les fichiers PDF associés aux références, de partager des références et de dresser des listes d’auteurs. « Il y a un gain de temps énorme à utiliser ces outils de gestion bibliographique qui permettent en quelques clics de créer sa propre base de données », affirme Jean Rancourt, l’un des bibliothécaires de l’UQAM.
Il est important de centraliser les documents dans un même logiciel de recherche et d’annotations, et de conserver les mêmes critères d’inclusion et d’exclusion tout au long de la recherche. Par exemple, si la recherche porte sur les aspects économiques de l’énergie solaire; vous pourriez choisir d’exclure les travaux en génie et en physique, mais il faut se souvenir de toujours garder ces mêmes critères d’inclusion et d’exclusion.
S’il y a plusieurs logiciels de recherche disponibles sur le marché, il faut surtout choisir celui adapté à ses besoins, les principaux sont : « Zotero », « EndNote »et « Mendeley ». Le site carrefour gestion de bibliographie permet entre autres de comparer certains logiciels pour faciliter le choix. Peu importe votre choix, il est fortement conseillé de tout centraliser dans un dossier intitulé « Historique de recherche ». Il est aussi généralement possible de changer de logiciel en cours de recherche et de transférer les données accumulées.
Gestion des notes de lecture
Les logiciels d’annotation et de notes de lecture permettent de gérer les stratégies de recherche. Il existe des logiciels gratuits et libres de droits associés à certains navigateurs qui permettent d’établir des relations entre les documents, de dresser des listes d’auteurs ou de types de revues. On peut également trouver des modules externes qui rendent possible l’extraction des documents en format PDF pour pouvoir les annoter et les associer entre eux ou automatiquement créer des liens entre des documents.
Puisque la documentation peut devenir très dense au fur et à mesure que la recherche avance, il est recommandé de la schématiser à l’aide des outils heuristiques pour rendre le tout cohérent.