Depuis un mois, je me suis réinventée animatrice de réunions Zoom. Ma préparation : 20 ans d’expérience en tant qu’animatrice, éducatrice et productrice média, et des heures d’expérimentation et de recherche en animation de réunions, en réunions familiales sur Skype et en enseignement lors des séances chaotiques d’enseignement à distance de mes enfants. Au fil des ans, j’ai appris certaines choses dont j’aimerais vous faire part.
Dans l’ensemble, je trouve que l’expérience de vidéoconférence avec les étudiants peut être très positive, surtout dans le contexte où les rencontres en personne sont impossibles. La plateforme Zoom offre des caractéristiques, des défis et des avantages particuliers qui permettent de créer une expérience enrichissante, mémorable et transformatrice. Il s’agit par-dessus tout d’un outil qui a beaucoup de potentiel.
Commencer et clore les rencontres
On ignore ce que les participants faisaient tout juste avant de se joindre à un appel Zoom. Comme ils sont chez eux, la distinction entre la vie privée et professionnelle est moins nette, et ils doivent modifier leur attitude en quelques secondes. Facilitez-leur la tâche en réglant les problèmes techniques et en trouvant des moyens de briser la glace sans pression. Lorsque les participants se joignent à l’appel, rappelez-leur d’aller se chercher à boire et de s’installer confortablement. Dans la fenêtre de clavardage, inscrivez des renseignements à l’intention des nouveaux arrivants, comme le format de la rencontre, la marche à suivre pour la quitter avant la fin, ou quelques pratiques usuelles. Vous pouvez aussi commencer par partager votre écran afin de montrer une diapositive sur le fonctionnement de Zoom aux participants qui découvrent l’outil. Les personnes qui hésitent à intervenir oralement pourront ainsi participer à la discussion et obtenir du soutien.
La fin de la rencontre est aussi très importante. Une étude sur le bonheur a démontré que le souvenir positif que nous gardons d’une expérience dépend de la façon dont elle s’est conclue, ainsi que de ses moments-clés. Si une réunion traîne en longueur et se termine abruptement, les participants n’ont pas toujours la chance de se dire au revoir adéquatement, de poser des questions ou d’exprimer leurs émotions et préoccupations. Lorsqu’une rencontre se termine, les étudiants se retrouvent à nouveau seuls. Une conclusion bien préparée et pertinente pourra les aider grandement. Voici quelques conseils simples pour y arriver :
- Prévoyez du temps pour conclure les échanges et dire au revoir. Idéalement, chacun parlera à tour de rôle, mais vous pouvez aussi réactiver les micros de tous les participants pour saluer l’ensemble du groupe.
- Utilisez la fonction de clavardage pour recueillir les questions et les préoccupations qui pourraient subsister chez les participants. Proposez-leur de rester en ligne après la réunion pour discuter avec ceux qui le souhaitent.
- Invitez les participants à expliquer brièvement, dans la fenêtre de clavardage, ce qu’ils feront après la rencontre pour se recentrer et prendre soin d’eux. Vous favoriserez ainsi la planification d’activités positives et l’échange d’idées. Lorsque la réunion sera terminée, les participants risquent moins de se sentir seuls et déboussolés, et donc d’errer sur les médias sociaux plutôt que de s’étirer, de se désaltérer, d’aller dehors ou de prendre une douche, par exemple.
Être vu et entendu
Je commence toutes mes rencontres en ligne en invitant les participants à laisser leur caméra allumée. Certains demandent à prendre une minute pour se recoiffer ou déplacer leur lessive. Pour démontrer que le tout se fera sans jugement, j’explique pourquoi le partage de son espace est important ou pertinent. Je mentionne que nous sommes nombreux à être isolés, que le fait de voir des visages humains est un agréable répit aux messages écrits, aux images fixes et aux émojis, et que les écrans vides sont impersonnels. En allumant leur caméra, certains se sentent embarrassés ou examinés avec trop d’attention. Ils changent toutefois souvent d’avis lorsqu’ils comprennent que le fait de montrer leur visage ou leur espace renforce l’esprit de groupe et aide les conférenciers à se concentrer, ayant l’impression de s’adresser à des gens qui leur ouvrent leurs portes plutôt qu’à un écran d’ordinateur.
Même s’il est préférable que toutes les caméras soient allumées, ce n’est pas toujours possible pour des raisons techniques ou personnelles. Certaines personnes éprouvent beaucoup de stress à l’idée d’allumer leur caméra. Dans de tels cas, la fonction de clavardage permet aux participants de prendre part à la rencontre. L’animateur peut lire les commentaires à voix haute pour inciter les participants sans caméra à participer et à se sentir inclus. À la suite d’une de mes rencontres, un participant qui avait laissé son micro et sa caméra fermés m’a expliqué qu’avant de débuter, il venait de pleurer et avait besoin d’intimité, mais qu’il voulait quand même participer. Le fait d’entendre le coanimateur lire ses messages lui a donné l’impression de faire partie du groupe, et il en a été reconnaissant.
Briser la glace
Voici quelques idées d’activités pour briser la glace au début d’une réunion :
- Montrer et raconter : Demandez aux participants de choisir un objet dans la pièce où ils se trouvent et à le montrer à la caméra. Invitez-les à expliquer ce qu’il signifie pour eux ou ce qu’il révèle à leur sujet. Fait intéressant, après cette activité, les gens se souviennent souvent des objets des autres, ce qui favorise la poursuite des discussions et la création de liens. L’activité permet aux participants de s’ouvrir sans pour autant ne parler que d’eux-mêmes.
- Choisir et partager : Partagez une diapositive comportant de huit à dix images pouvant représenter l’humeur d’une personne. Demandez aux participants de choisir une ou deux images illustrant le plus fidèlement possible leur humeur. Cette activité un peu abstraite permet aux participants de parler d’eux, d’orienter les discussions et de découvrir les points qu’ils pourraient avoir en commun. À titre d’exemple, pour la rencontre d’un club de lecture, nous avons créé une diapositive présentant dix couvertures de livres et avons invité les participants à indiquer l’image et le titre qui représentaient le mieux leur humeur du jour.
- Publier son émoji: Invitez les participants à publier un émoji dans la fenêtre de clavardage et à justifier leur choix.
- Inscrire un mot dans la fenêtre de clavardage : Demandez aux participants d’écrire dans la barre de clavardage un mot ou une phrase décrivant ce qu’ils souhaitent tirer de l’activité, et d’appuyer sur la touche Entrée tous en même temps. C’est une excellente façon de prendre le pouls du groupe, et elle peut être répétée pendant la rencontre pour faire un suivi.
Recueillir des commentaires et utiliser la fonction de clavardage pour rehausser l’expérience
Invitez les participants à vous donner leur avis tout au long de l’activité par des moyens simples, comme un hochement de tête ou un pouce en l’air, ou encore en vous répondant par un seul mot dans la fenêtre de clavardage. Vous pourriez ainsi leur demander s’ils trouvent le rythme trop lent ou s’ils aimeraient prendre une pause sans interrompre la conversation. Ils peuvent répondre à l’ensemble des participants ou seulement à l’animateur.
Je trouve qu’il est très utile d’intégrer les commentaires formulés dans la section de clavardage, non pour interrompre ou critiquer la conversation, mais plutôt pour la compléter, l’alimenter et l’orienter. La communication se fait donc à plusieurs niveaux, à l’image d’une conversation en personne qui est rehaussée par des gestes et des intonations. La fonction de clavardage peut alimenter la conversation orale et, dans certains cas, amener les participants à prendre une nouvelle direction. Elle vous permet, à titre d’animateur, d’utiliser votre jugement pour sélectionner les commentaires qui orienteront adéquatement la discussion. Vers la fin de la séance, vous pouvez l’utiliser pour recueillir les commentaires. À moins d’avoir enregistré la séance, n’oubliez pas de copier-coller le contenu de la fenêtre de clavardage avant de vous déconnecter pour pouvoir le conserver. Voici quelques questions à poser pour clore la rencontre :
- Quel a été un point fort pour vous? Qu’avez-vous aimé, ou qu’aimeriez-vous reproduire?
- Qu’est-ce qui n’a pas bien fonctionné pour vous? Qu’aimeriez-vous changer?
- Avez-vous des propositions ou des idées à nous transmettre?
En conclusion
- Il est préférable d’animer en équipe : une personne gère les commentaires dans la fenêtre de clavardage et les problèmes techniques, tandis que l’autre mène la discussion. Vous favoriserez ainsi la participation, sans presser qui que ce soit.
- Les réunions de plus d’une heure trente doivent comprendre une pause.
- Il est utile d’établir un ordre d’intervention si vous sollicitez des réponses dans le groupe. En sachant quand ils devront parler, les participants pourront se préparer mentalement et allumer leur micro. Il en va de même si, pendant une discussion, vous souhaitez avoir l’avis de quelqu’un. Commencez par nommer cette personne et expliquez ce que vous attendez d’elle. Non seulement vous lui donnerez le temps d’allumer son micro, mais vous éviterez ainsi de la prendre de court. Vous pourriez dire, par exemple, « Sasha, j’aimerais en savoir plus sur vos expériences de bénévolat à la coopérative alimentaire ».