Survivre à la saison des congrès : les choses à emporter

Dans le milieu universitaire, la saison des congrès approche à grands pas. À l’heure où les universitaires peaufinent leurs notes d’exposés et procèdent aux réservations hôtelières nécessaires, Affaires universitaires a souhaité recueillir des conseils à vous donner sur les moyens de survivre à la saison des congrès. Certains de nos articles sur le sujet porteront sur le Congrès des sciences humaines, auquel beaucoup de nos lecteurs assisteront, toutefois, les conseils sont valables pour tous les congrès universitaires.

Ce premier article porte sur la préparation et le contenu de vos bagages en prévision d’un congrès universitaire. Comme je suis journaliste, et non universitaire, j’ai fait appel aux conseils de l’auteure du blogue From PHD to Life, Jennifer Polk, qui a assisté à bon nombre de congrès. Jennifer est titulaire d’un doctorat en histoire, et accompagnatrice en gestion de carrière pour les étudiants au doctorat.

Pas de bagages enregistrés!

Je ne suis pas très patiente, et attendre est une chose que je déteste. C’est pourquoi je n’enregistre jamais mes bagages quand je me rends à un congrès. Cela évite d’avoir à remplir des étiquettes au moment de l’enregistrement, et surtout, de voir ses bagages aboutir à Winnipeg quand on se rend à Calgary. Une fois à destination, il n’y a qu’à descendre de l’avion pour sauter dans un taxi. Bien sûr, si on part assister à un congrès d’une semaine en Europe ou en Asie, il faut enregistrer ses bagages, mais la plupart d’entre nous n’ont pas les moyens de s’offrir de tels périples. Veuillez noter que certaines compagnies aériennes ont commencé à imposer des frais pour les bagages enregistrés. Pour économiser et vous simplifier la vie, n’oubliez pas que seuls deux bagages en cabine sont autorisés.

Comme premier bagage en cabine, j’opte pour une valise à roulettes qui est considérée comme un « article standard » par la plupart des compagnies aériennes. Attention, ses dimensions ne doivent pas excéder 55 x 23 x 40 cm, et son poids ne peut dépasser 10 kg. Comme second bagage en cabine, j’opte pour un sac à dos.

Que mettre dans sa valise?

Supposons que, cette année, vous partiez de l’Ontario (comme moi) pour assister à un congrès à Calgary, pendant trois à cinq jours. Vous prendrez évidemment l’essentiel (vêtements, pyjama, brosse à cheveux, etc.), mais voici une liste de choses utiles à emporter auxquelles on ne songe pas forcément :

• • Souliers confortables et relativement élégants
    En 2011, en prévision du Congrès des sciences humaines qui se tenait à Fredericton, j’ai fait l’erreur de ne glisser dans mes bagages que des chaussures à talon haut. Après une journée passée à courir dans tous les sens sur le campus de l’Université du Nouveau-Brunswick, je m’en suis voulue de n’avoir pas pris de souliers adéquats. Ne faites pas cette erreur : optez pour des chaussures à talon plat, ou de jolies chaussures de sport.

Conseil de Jennifer : « J’emporte parfois des chaussures à talon, mais je ne les porte quasiment jamais. À moins d’avoir l’habitude de porter de telles chaussures, je vous conseille plutôt de prendre des chaussures à talon plat, et de les avoir déjà portées avant de partir. »

• • Blazer ou veste sport
    Pour présenter votre exposé, vous souhaiterez avoir l’allure la plus professionnelle possible. Pour cela, rien ne vaut un blazer, surtout que ça va avec tout! Et si jamais vous constatez que tout le monde est en jeans, vous pourrez facilement l’enlever et le suspendre au dossier de votre siège.
  • Cardigan ou chandail
    Un cardigan ou un chandail est bien utile en cas de mauvais temps, ou de climatisation à excès (c’est souvent le cas dans les universités, tout comme dans les immeubles gouvernementaux).

Conseil de Jennifer : « Le Congrès des sciences humaines se tenant un peu partout sur les campus, la température varie d’une salle à l’autre. L’astuce consiste à multiplier les couches de vêtements. C’est pourquoi j’ai toujours avec moi, juste au cas où, un chandail, un blazer, un grand foulard ou un châle. »

• Veste légère
  À emporter si vous avez tendance à avoir froid, et pour prévenir les caprices de la météo.

• Grand sac plastique vide
  Très pratique pour le linge sale.

Que mettre dans votre sac à dos?

Voici maintenant une liste d’articles à glisser dans votre sac à dos en plus des choses indispensables type portefeuille, téléphone ou pièces d’identité :

• • Un sac à main ou un sac de toile vide (pour y mettre vos affaires pendant le congrès).
  • Un iPad ou un iPod, contenant des balados et magazines préchargés pour le vol. N’oubliez pas le chargeur!
  • Des oreillettes ou des écouteurs.
  • Un chargeur de téléphone (tellement facile à oublier!).
  • Un peu d’argent en espèces pour manger à l’aéroport (40 $ devraient largement suffire).
  • Un paquet de papiers-mouchoirs, format voyage.
  • De quoi grignoter pendant le vol.
  • De quoi lire.
  • Vos articles de toilette, glissés dans un grand sac de type Ziploc (facile à retirer de votre sac à dos pour franchir les portails de sécurité).
  • Une clé USB contenant une copie de votre exposé et de vos notes (que vous pouvez aussi enregistrer sur le nuage dans Google Drive ou DropBox).
  • Un carnet de notes et quelques stylos.
  • Un petit dossier contenant l’imprimé de vos réservations hôtelières et une copie des notes pour votre exposé.
    REMARQUE : La Fédération des sciences humaines dispose d’un abondant matériel sur les lieux du Congrès des sciences humaines. Si jamais vous avez besoin d’imprimer quelque chose, adressez-vous à un membre du personnel.
  • Des sacs à sandwich ou des enveloppes vides, pour y glisser vos reçus.

Conseil de Jennifer : « N’oubliez pas de prendre un parapluie (on ne sait jamais!), une bouteille d’eau (vide, pour le vol), et vos cartes professionnelles. Si vous êtes étudiant et n’avez pas de cartes de visite ou ne voulez pas utiliser celles de votre université, vous pouvez en obtenir de jolies spécialement conçues pour les étudiants, à un prix raisonnable. »

Comment préparez-vous vos bagages en prévision d’un congrès? Ai-je oublié de mentionner un point important? Y a-t-il des choses que vous emportez systématiquement? Vos commentaires sont les bienvenus, ci-dessous!