Les universités doivent prendre des mesures pour se protéger de la fraude commise par leurs employés, même si elles sont naturellement enclines à leur faire confiance, ont expliqué deux experts lors du congrès annuel de l’Association canadienne du personnel administratif universitaire (ACPAU).
Mark Britt, directeur de la vérification interne à l’Université de Toronto, et Dominic Peltier-Rivest, professeur agrégé spécialisé dans la prévention et la détection de la fraude à l’École de commerce John Molson de l’Université Concordia, figuraient parmi les conférenciers au programme du congrès qui a eu lieu à Concordia en juin.
Un sondage réalisé par M. Peltier-Rivest et l’Association of Certified Fraud Examiners, une organisation américaine, dans le cadre d’une étude consacrée à la fraude en milieu de travail au Canada a révélé qu’environ cinq pour cent des cas de fraude en milieu de travail au Canada se produisent dans le secteur de l’éducation. Même s’il s’agit d’un pourcentage « important », il est comparable à celui de la plupart des autres secteurs d’activité, selon M. Peltier-Rivest. « Les universités ne sont pas immunisées contre la fraude. »
Soixante-cinq universités membres de l’ACPAU ont été invitées à participer au sondage sur la fraude l’an dernier, mais seulement 20 ont répondu. « Nous étions évidemment déçus du faible taux de participation, a affirmé M. Britt lors d’une entrevue. Un des problèmes avec la fraude, c’est que le fait de ne pas en parler augmente les risques qu’elle se produise. »
Les universités doivent montrer à leurs administrateurs et à leurs dirigeants comment reconnaître et détecter la fraude, soutiennent les deux experts. « Dans un milieu défini par la collégialité et la liberté universitaire, les gens sont réticents à instaurer des contrôles », explique M. Peltier-Rivest.
L’instauration d’un mécanisme de dénonciation et de protection des informateurs est un moyen simple et particulièrement efficace de se défendre contre la fraude. Certaines personnes accepteront de dénoncer une situation seulement si elles peuvent le faire dans l’anonymat le plus complet, ce que permet un service d’écoute téléphonique. Selon M. Peltier-Rivest, 45 pour cent de toutes les fraudes signalées par des organisations canadiennes, y compris des universités, proviennent de tuyaux.
Il raconte qu’un service de dénonciation téléphonique a permis de mettre au jour un cas de fraude dans une université canadienne : selon les renseignements fournis, des étudiants soudoyaient des correcteurs pour obtenir de meilleures notes. Les étudiants impliqués dans le stratagème ont été renvoyés après avoir été reconnus coupables d’inconduite universitaire. Dans certains cas, poursuit M. Peltier-Rivest, les correcteurs sont les instigateurs de la fraude, offrant des pots-de-vin aux professeurs en échange d’une charge de travail accrue. Des professeurs sont parfois impliqués aussi.
Toujours de l’avis de M. Peltier-Rivest, le moyen de défense le plus évident pour une université consiste à surveiller l’inflation des notes chez les professeurs. Il recommande également aux établissements de procéder à des vérifications ponctuelles des examens et des travaux corrigés, de se doter d’une politique interdisant l’embauche d’étudiants inscrits au programme et de centraliser l’embauche des tuteurs. L’acceptation de cadeaux de la part d’étudiants ou de fournisseurs devrait carrément être interdite. « La plupart des cas de corruption commencent modestement, précise le professeur. Les cadeaux peuvent prendre la forme d’une commission secrète. »
Les programmes de remboursement des dépenses sont les plus faciles à frauder, explique M. Peltier-Rivest, et les cas de fraude se situent à tous les niveaux de la hiérarchie universitaire. Des reçus peuvent être altérés, fabriqués de toutes pièces ou mal catégorisés (des dépenses personnelles réclamées comme des dépenses professionnelles).
La plupart des cas de fraude rapportés dans le sondage visaient les services de la paie et des comptes fournisseurs, affirme M. Britt. Aucun cas ne touchait les domaines de la construction, de la recherche ou de la dotation, mais cela s’explique probablement par le fait que ces champs d’activité sont plus difficiles à surveiller que d’autres.
M. Britt croit que les universités devraient tenter de cerner leurs vulnérabilités. Par exemple, les situations où une même personne est responsable d’initier, d’enregistrer, de rapprocher des transactions et d’en faire rapport sont un cadeau du ciel pour les fraudeurs potentiels. Elles sont pourtant très fréquentes.
Beaucoup de fraudes ne sont jamais détectées, mais la vigilance est particulièrement de mise en période de récession. « Les cas de fraude mis au jour sont plus nombreux depuis 2008 », constate M. Peltier-Rivest.
Les deux conférenciers ont insisté sur l’importance de recueillir des preuves suffisantes, une fois la fraude détectée, pour alerter la police afin que les activités frauduleuses ne soient pas tout simplement transférées vers un autre établissement lorsqu’un employé pris en faute est congédié. « Lorsque l’établissement alerte la police, il sait que le fraudeur devra faire face à la justice », conclut M. Britt.