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L’art de diffuser l’information

Devant une économie en chute libre, les dirigeants d’université doivent informer leur campus des possibles conséquences de la situation

par ROSANNA TAMBURRI | 06 AVRIL 09

Il y a deux ans, l’Université de Guelph a lancé Rumour Mill, le « broyeur à rumeurs »; il s’agit d’une série de rencontres à bâtons rompus avec le recteur Alastair Summerlee et la provost Maureen Mancuso qui donne l’occasion aux membres du milieu universitaire de poser des questions aux deux administrateurs au sujet de rumeurs circulant sur le campus et de discuter de tout sujet de préoccupation.

Puis l’économie a plongé, et les universités ont soudainement vu apparaître les spectres des compressions budgétaires, des hausses des frais de scolarité, du gel des embauches et des possibles mises à pied. À la fin de l’année dernière, M. Summerlee a dû essuyer de vives critiques quant à des investissements effectués par l’établissement et répondre à des questions lourdes de sous-entendus concernant la hausse prévue de son salaire.

Il admet trouver difficile d’être exposé à de telles accusations et critiques en public, mais il ne mettra pas pour autant fin au broyeur à rumeurs (dont les échanges peuvent être visionnés en ligne sous forme de fichiers balados). À titre de dirigeant d’un établissement public, il affirme avoir des comptes à rendre à ceux qui se présentent à ces rencontres et qui ont parfois une vision très différente des événements. « Je me dois de les écouter et de tenir compte de leur point de vue. »

Aux prises avec un chapelet de mauvaises nouvelles, les chefs d’établissement canadiens cherchent des façons d’aller au-devant de ceux qui les ont mis en poste. Plusieurs organisent des assemblées publiques et autres forums publics et mettent sur pied des groupes de travail chargés de sonder le milieu universitaire. Bien que les messages livrés soient généralement peu réjouissants, M. Summerlee croit que « les gens aiment être tenus au courant ».

C’est le but de toute bonne stratégie de communication, affirme Peter Eckel, directeur des programmes et des initiatives du Center for Effective Leadership de l’American Council on Education, un organisme établi à Washington.

Jane Shapiro, première vice-présidente de Hill & Knowlton, une entreprise torontoise de communications internationales, soutient qu’une stratégie de communication efficace doit répondre à trois questions : Que se passe-t-il? Qu’est-ce que ça change? En quoi cela nous touche-t-il?

Même si toute l’information pertinente n’est pas disponible, le message doit être répété, avec cohérence. Selon Mme Shapiro, il ne faut jamais retarder la diffusion de l’information.

À l’Université McGill, quand on a compris que l’économie ne rebondirait probablement pas de sitôt, l’adminis-tration a formé le Groupe d’étude administratif sur la réaction à l’incertitude économique, dirigé par le vice-principal exécutif Anthony Masi. L’objectif était d’aider les gens à comprendre comment les forces du marché ont des répercussions sur l’Université et de les inviter à proposer des solutions.

Le Groupe d’étude a organisé quatre assemblées publiques en février et mars. Ces événements ont attiré peu de participants, mais M. Masi se dit en- couragé d’avoir reçu plus de 200 recommandations pour élaguer le budget, dont bon nombre concernaient la réduction de la consommation d’énergie et la centrali-sation des activités d’approvisionnement.

Le Groupe d’étude dispose d’un site Web qui permet aux usagers de lui envoyer des propositions et d’obtenir de l’infor-mation à jour sur ses activités. Parallèlement, Heather Munroe-Blum, principale de l’Université McGill, a publié une lettre ouverte dans laquelle elle décrit les défis financiers de l’établissement de même que les mesures que ce dernier se propose de prendre. Elle a de plus accepté, à l’instar d’autres hauts dirigeants de l’Université, une réduction de salaire de trois pour cent. Cela permettra d’écon-omiser, mais surtout, comme l’explique M. Masi, cela démontre une volonté de faire des sacrifices pour le bien de l’établissement.

Le recteur de l’Université Ryerson, Sheldon Levy, affirme pour sa part qu’il a su, dès le début des bouleversements économiques, que d’énormes défis l’attendaient sur le plan des communica-tions. Fin novembre, il a organisé une assemblée publique afin de faire le point sur la situation, après quoi il a tenu des réunions avec divers groupes d’employés sur le campus. L’Université a également ajouté à son site Web une page où vision-ner l’assemblée publique de novembre et où trouver des liens vers des décla-rations de hauts dirigeants de l’Univer-sité en ce qui concerne la situation économique, les mesures prises par d’autres établissements et des annonces des gouvernements fédéral et provincial.

« J’ai appris que, dans les situations comme celle que nous vivons actuelle-ment, mon meilleur allié est ma crédibi-lité », confie M. Levy. Il ajoute que, bien que ses décisions ne pourront jamais faire l’unanimité, « tous reconnaîtront mes efforts d’ouverture et de justice. C’est l’objectif premier à atteindre. »

Rédigé par
Rosanna Tamburri
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