À l’Université de la Saskatchewan, une hausse imprévue des demandes en provenance de l’Alberta a constitué le grand défi de cette année sur le plan des inscriptions. Dans nombre d’universités de l’Atlantique, au contraire, il faut gérer les inscriptions en fonction d’un déclin démographique.
Depuis quelques années, les universités s’efforcent de planifier les inscriptions de manière stratégique. La gestion stratégique des inscriptions est un processus à long terme qui vise à garder contact avec les étudiants, de la demande d’admission à l’obtention du diplôme. Elle repose sur la prémisse suivante : si l’université admet les bons étudiants et voit à leur réussite, tout le monde en ressort gagnant.
L’intérêt que portent les Canadiens à la gestion stratégique des inscriptions est plutôt nouveau et reflète la concurrence accrue entre les établissements, les nouveaux mandats de croissance des provinces et d’autres changements récents. Aujourd’hui, pour financer l’enseignement, les universités comptent davantage sur les frais de scolarité qu’elles ne le faisaient au début des années 1990. Les attentes des étudiants et de leurs parents se sont aussi accentuées. De plus, les universités se font concurrence pour attirer les étudiants d’ailleurs. Compte tenu de tous ces facteurs, l’attention se tourne plus que jamais vers l’expérience et la réussite étudiantes.
Les universités ont grandement modifié leur façon de se présenter aux étudiants potentiels. L’Université Dalhousie, qui tente de se démarquer dans divers marchés, met l’accent sur « l’expérience Dalhousie » plutôt que sur ses programmes d’études, affirme Asa Kachan, vice-rectrice adjointe à la gestion des inscriptions et registraire. Les recruteurs sont formés pour écouter attentivement les futurs étudiants afin de déterminer si l’expérience leur conviendra. Le maintien aux études est aussi important que le recrutement, entre autres parce qu’il est moins coûteux de retenir les étudiants que de les recruter. Les étudiants aussi gagnent à choisir un établissement qui leur convient.
Pour son campus de Vancouver, l’Université de la Colombie-Britannique (UBC) demande maintenant aux futurs étudiants de soumettre, en plus du relevé de notes, un profil personnel précisant leurs intérêts dans d’autres domaines que les études. L’évaluation des profils exige énormément de travail, mais l’Université soutient que le jeu en vaut la chandelle, puisqu’elle a besoin d’information que les notes seules ne peuvent lui fournir. L’École de gestion Sauder de la UBC a instauré ce processus d’admission élargi il y a plus de six ans. Depuis lors, le taux de maintien aux études est passé de 87 à 91 pour cent et on a mesuré une hausse de la participation à la vie étudiante. Ainsi, 29 pour cent des étudiants participent désormais à des associations étudiantes, des clubs et des conférences.
La gestion des inscriptions s’avère plus efficace si toutes les parties concernées au sein de l’université y participent. L’Université de Toronto a regroupé ses services de recrutement des étudiants, des admissions et d’aide financière sous un même toit, le service des inscriptions. Elle a également créé un comité qui aide les facultés et les campus qui admettent des étudiants directement après le secondaire à préciser leurs objectifs de recrutement et à analyser des données de toutes sortes.
La collecte et l’analyse de données se sont nettement améliorées depuis 10 ans. Il est désormais plus facile de catégoriser les demandes d’admission et les inscriptions selon diverses caractéristiques démographiques, afin de tenir les universités au fait de leurs réussites et de leurs échecs en matière de recrutement.
Les universités ont également besoin de données plus que jamais, puisque le recrutement est très concurrentiel, explique Scott Duguay, directeur de la gestion des inscriptions à l’Université Bishop’s. Cet établissement ne se contente plus de connaître son classement par rapport aux autres établissements, il veut désormais mettre les données au service de l’expérience étudiante. Récemment, l’Université Bishop’s a complètement rénové sa cafétéria après que des sondages aient révélé que les étudiants en étaient insatisfaits.
L’analyse de sites Web et les médias sociaux constituent également de nouvelles sources de données. Les professionnels du recrutement surveillent sur quelles pages du site Web de l’établissement les futurs étudiants s’attardent, puis améliorent le site en conséquence. Les données recueillies aux fins de gestion des inscriptions peuvent en outre aider les administrateurs universitaires à décider de hausser le nombre d’inscriptions ou, inversement, de fermer des programmes. Ces données aident également les universités à cibler les publics qui présentent un potentiel de croissance.
Selon M. Duguay, c’est une « question de valeur pour les étudiants ». La gestion des inscriptions est optimale à son avis lorsque les étudiants perçoivent que ce qu’ils retirent de leur expérience universitaire vaut les efforts intellectuels et l’investissement financier qu’ils consacrent à leurs études. Pour élaborer une bonne stratégie de gestion des inscriptions, ajoute-t-il, « il faut examiner son établissement en profondeur. Nous prenons le temps d’analyser nos pratiques et de voir si nous répondons ou non aux besoins des étudiants ».