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Conseils carrière

Comment tenir une réunion productive

Bien se préparer et établir des objectifs clairs.

par TARA SIEBARTH | 05 DÉC 11

Chaque professeur universitaire débutant ou expérimenté est appelé à présider une réunion de temps à autre. Ces rencontres peuvent s’avérer un véritable cauchemar, ou au contraire donner lieu à des discussions permettant de prendre des décisions et de faire avancer les projets. Pour s’assurer que les rencontres qu’on anime se déroulent de façon harmonieuse, il y a quelques étapes simples à suivre. Affaires universitaires a discuté avec Anne Massaro, gestionnaire de projets au bureau des ressources humaines de l’Université d’État de l’Ohio, qui a animé des ateliers sur l’organisation de rencontres productives à l’intention du personnel enseignant pendant de nombreuses années.

Étape 1 : Préparation

Il s’agit d’une étape essentielle pour garder le cap pendant la réunion. « Pour chaque heure prévue à la réunion, je recommande une heure de préparation », affirme Mme Massaro. Elle conseille également de ne pas attendre la veille de la réunion pour se préparer afin d’éviter de se sentir pressé et d’oublier certains éléments.

Lorsqu’on communique avec les participants, il faut mentionner très clairement l’objectif de la réunion. Mme Massaro propose quatre objectifs bien distincts, empruntés à Patrick M. Lencioni, auteur de l’ouvrage Death By Meeting :

  • Réunion d’information : communiquer les dernières nouvelles, répondre aux questions
  • Réunion préliminaire : recueillir des idées
  • Réunion de prise de décisions : choisir une solution parmi plusieurs options
  • Rapport d’étape : discuter de la progression de tâches, de comités ou de priorités en particulier au sein d’un département

La dernière étape de la préparation d’une réunion consiste à communiquer avec les conférenciers et leur fournir de l’information et une orientation. « Vous devez jeter les bases permettant de rendre cette conversation efficace », mentionne-t-elle.

Étape 2 : Fixer les règles de base et les objectifs

Il est important de savoir établir les règles de base au début de la réunion. Celles-ci ne doivent pas nécessairement refléter la norme dans le milieu universitaire. « En somme, vous créez ainsi un caractère prévisible. Vous définissez ce à quoi on peut s’attendre lorsqu’on participe à une telle réunion », explique Mme Massaro. Ces éléments doivent figurer à l’ordre du jour. Certaines règles de base peuvent porter notamment sur les aspects suivants :

  • Attentes en matière de présences
  • Utilisation des téléphones cellulaires
  • Comportement respectueux pendant la réunion
  • Méthode d’animation des discussions
  • Méthode de prise de décisions

De plus, il est important que tout le monde connaisse les objectifs de la réunion. Il s’agit d’une étape clé que les planificateurs de réunions omettent fréquemment. « Il est possible de déterminer les objectifs en posant tout simplement les questions suivantes : Que souhaitons-nous accomplir pendant la réunion? Quels sont les résultats attendus à la fin de la réunion? », affirme Mme Massaro.

Comme la plupart des professeurs universitaires aiment les débats, il est possible de s’éloigner rapidement de l’objectif principal de la réunion. En utilisant des verbes incitant à l’action comme « discuter », « achever » et « décider », on indique clairement ce qui se passera pendant la réunion. Mme Massaro mentionne que cette étape contribue à circonscrire la discussion. Voici l’exemple d’un objectif qui manque de précision : « Écouter les recommandations du comité de sélection quant aux personnes à interviewer. » Un énoncé aussi vague laisse place à l’interprétation. On risque ainsi de s’éloigner de l’objectif principal de la réunion. Si on indique plutôt que l’objectif est « achever la liste des candidats à l’entrevue », les participants connaîtront immédiatement la nature des discussions et des décisions en question.

Étape 3 : Composer avec les personnalités fortes

Il arrive parfois qu’un participant essaie de prendre en charge la réunion en proposant ses propres sujets, ce qui a pour effet de détourner la discussion de l’objectif principal de la réunion. Dans un tel cas, Mme Massaro propose deux solutions :

  1. Pendant la réunion, répétez d’une voix neutre ce que la personne a dit et demandez aux autres s’ils ont des points de vue différents. Vous montrez ainsi à la personne que vous avez entendu ce qu’elle a dit, tout en donnant l’occasion aux autres de s’exprimer.
  2. Parlez à la personne en privé et mentionnez-lui de laisser tout le monde exprimer son opinion pendant la réunion.

Étape 4 : Faire participer l’auditoire

Il est faux d’affirmer que tout repose sur les épaules de l’animateur de la réunion. « Chacun doit décider de son degré de participation en entrant dans une salle de réunion, affirme Mme Massaro. Chacun doit s’efforcer consciemment de participer. »

« L’objectif principal de toute réunion est de faire en sorte que les participants quittent la salle en ayant l’impression qu’une décision a été prise et que des mesures seront prises », poursuit-elle. Pour ce faire, il faut absolument que la réunion soit bien structurée.

De nos jours, puisqu’on nous incite fortement à faire meilleur usage du temps de chacun, les départements souhaitent tenir des réunions productives auprès d’un auditoire motivé à participer. « Voici un autre point à garder en tête : il ne suffit pas d’être efficace, il faut aussi faire participer les gens aux choses qui comptent le plus. »

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