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CONSEILS CARRIÈRE

Savoir quoi éviter quand on prépare une conférence

Que vous soyez conférencier, président d’assemblée ou participant, vous avez de l’influence sur l’expérience globale de l’auditoire.

par GARRETT RICHARDS | 04 JUILLET 18

À qui s’adressent les conférences? Quel est leur objectif? Il ne fait aucun doute que, dans un curriculum vitæ, les conférences contribuent grandement à démontrer l’engagement à titre d’universitaire et la diffusion des connaissances. Toutefois, pour réellement atteindre leurs objectifs, les conférences doivent avant tout tenir compte de l’auditoire. Elles ne doivent pas constituer qu’une occasion pour les conférenciers, le président d’assemblée et les participants de s’écouter parler (aussi plaisant que cela puisse être). S’il n’existe aucune interaction passive (si l’attention de l’auditoire n’est pas captée) ni active (si l’auditoire n’est pas invité à poser des questions), les connaissances ne seront pas réellement diffusées et les possibilités d’interaction seront perdues.

Je reviens tout juste du Congrès de 2018 à l’Université de Regina, où j’ai participé à plus de 25 conférences. Non seulement je me suis intéressé au contenu des séances, mais aussi à la manière dont elles étaient organisées. Que vous soyez conférencier, président d’assemblée ou participant, vous avez de l’influence sur l’expérience globale de l’auditoire. La manière dont vous agissez peut la rendre informative, stimulante et encourager les participants à interagir, ou la rendre aride, inaccessible et drainer l’énergie. Les conférences coûtent cher et sont relativement rares. Je crois donc qu’il serait utile d’établir des principes et pratiques qui permettraient de tirer le meilleur de ces événements.

  1. Sachez quel est votre rôle

Si vous êtes président d’assemblée, votre rôle consiste à informer les conférenciers des attentes relatives à la réunion (p. ex. des limites de temps), à ouvrir la séance, à présenter les conférenciers, à surveiller l’heure, à faciliter le déroulement des choses et à modérer les propos. Vous ne devez pas émettre vos propres commentaires entre les interventions ou vous laisser emporter par la discussion, et vous devez poser des questions uniquement si personne d’autre n’en a, afin de garantir que tous les conférenciers reçoivent la même attention. Si vous êtes conférencier, vous avez la responsabilité de terminer votre exposé à l’heure prévue (ou avant) pour faire place à la discussion et aux autres présentations. Ne tentez pas d’empiéter sur le temps consacré à vos pairs ni de monopoliser la discussion au détriment de l’auditoire – vous pourrez facilement joindre les autres conférenciers après l’événement, ce qui n’est pas le cas des membres de l’assistance. Comme participant, votre rôle est d’émettre de brefs commentaires sur chaque exposé (vous pourrez approfondir vos commentaires par écrit après la conférence), de faire des liens entre les présentations et de proposer des sujets de discussion, au besoin. Vous ne devez pas parler de vos propres travaux de recherche. Toute intervention a pour conséquence de réduire le temps d’interaction.

  1. Respectez les limites lors des exposés

Les exposés sont la pierre angulaire des conférences, mais ils ne doivent pas occuper toute la place. Un exposé efficace ne transmet aux membres de l’auditoire que les connaissances nécessaires sur des travaux de recherche précis (afin que ceux-ci puissent en discuter efficacement ou communiquer avec le chercheur). Bien que vous vous adressiez habituellement à des gens de votre propre discipline, appliquez les leçons tirées des concours « Ma thèse en 180 secondes » et résumez vos principaux messages en termes faciles à comprendre. Vos idées et vos résultats doivent primer, et non votre documentation d’appui et vos méthodes. En ce qui concerne la façon de présenter votre exposé, vous arriverez difficilement à captiver l’auditoire si vous restez le nez collé sur votre rapport de recherche. Les diapositives qui défilent à l’écran captent aussi de moins en moins l’intérêt, particulièrement si elles sont très verbeuses. Tenez-vous-en au minimum en matière de lecture, de diapositives et de texte à l’écran. Enfin, les exposés doivent se terminer à l’heure prévue. Le président doit rappeler les conférenciers à l’ordre s’ils dépassent le temps qui leur est alloué. En fait, il me semble insuffisant de prévoir 10 minutes pour discuter adéquatement d’un exposé de 20 minutes entre collègues de la même discipline, aussi brillants soient-ils. J’invite donc les conférenciers à réserver autant de temps à la discussion qu’à l’exposé, et les associations à exiger le respect de ce ratio.

  1. Favorisez l’établissement de relations

Une bonne discussion permet à tout le monde de participer au lieu d’être dominée par un petit groupe de personnes. Les interactions qui en découlent sont ainsi maximisées. Pour y parvenir, il faut laisser assez de temps à la discussion, mais aussi établir un équilibre entre les interventions des participants. Par exemple, si une personne se met à pérorer, le président peut gentiment rediriger la discussion vers quelqu’un qui n’a pas eu l’occasion de beaucoup parler. Inviter les participants à lever la main dès qu’ils ont quelque chose à dire (ou vous arrêter occasionnellement pour vérifier si quelqu’un veut apporter sa contribution) peut aussi s’avérer efficace, car les gens ont plutôt tendance à attendre une pause dans la conversation pour le faire (même si lever la main vise pourtant à indiquer que l’on souhaite interrompre la conversation). Si le groupe est assez petit, le président peut aussi demander à chacun de prononcer un petit mot au début et de faire un commentaire à la fin. Il n’est certainement pas mauvais pour les conférenciers et les participants de connaître ces stratégies aussi.

  1. Faites preuve de créativité sur le plan de la structure

Bien que les traditionnelles séances de 90 minutes (avec trois exposés) puissent s’avérer assez intéressantes si elles sont bien animées, leur structure pourrait être revue pour captiver davantage l’auditoire, particulièrement lorsque le groupe d’experts est formé d’avance. Par exemple, j’ai assisté à des conférences où l’auditoire était divisé en groupes, où les experts donnaient leur exposé en un temps record de cinq minutes pour faire place à une discussion structurée, où les membres de l’auditoire étaient invités à participer à une activité kinesthésique (p. ex. un vote cumulatif) ou à une séance de remue-méninges pour trouver des solutions à un problème social lié à une discipline. La participation de l’auditoire doit demeurer structurée, sinon elle risque de prendre trop de place. Toutefois, je n’ai jamais vu une telle conférence perdre de son dynamisme.

Vous pourrez probablement dire si votre conférence a captivé l’auditoire en observant tout simplement les participants dans les minutes qui suivent. S’ils continuent à discuter du sujet ensemble ou s’ils font la file pour parler aux conférenciers, vous pourrez crier victoire. S’ils se bousculent vers la sortie pour se rendre à la prochaine conférence ou s’ils reviennent à leurs conversations préalables, vous devrez peut-être revoir votre méthode.

Garrett Ward Richards est chercheur postdoctoral à l’École de l’environnement et de la durabilité de l’Université de la Saskatchewan.

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