On mérite tous de consacrer notre temps là où ça compte, que ce soit à la recherche, aux lectures, à la rédaction ou à l’accompagnement des étudiants. Mais la seule façon d’y parvenir, c’est de limiter les autres tâches qui nous ralentissent. Et on le sait, dans le milieu universitaire, les courriels peuvent être une vraie plaie d’Égypte.
Mal nécessaire, les courriels interrompent sans cesse notre métier de rêve – censés être un outil de travail, ils deviennent un travail en soi. Que vous vous consacriez à l’enseignement, à la recherche ou au travail administratif, les courriels consomment du temps et de l’énergie ensuite irrécupérables.
Comment réagit-on habituellement face à cette malédiction? On se plaint du manque de temps; on espère que les autres finiront par moins envoyer de messages; on devient de plus en plus anxieux devant notre boîte de réception qui gonfle et gonfle; ou on nuit à notre réputation par des réponses inadéquates. Le plus souvent, en fait, on ferme les yeux devant cette vérité : la bonne gestion des courriels est une compétence importante que l’on doit apprendre, sans quoi on finit par délaisser notre réel travail.
Alors, comment briser la malédiction? Comment reprendre le contrôle de ses courriels? En s’appuyant sur nos recherches, nous vous offrons la D-É-L-I-V-R-A-N-C-E.
Désabonnez-vous sans compter
- Au fil du temps, les abonnements aux listes d’envoi s’accumulent. Infolettres, publications, marketing et autres. Cessez de sauter par-dessus les courriels de masse dans votre boîte de réception ou de simplement les supprimer : arrêtez de les accumuler et désabonnez-vous. Ne gardez pas les « Au cas où », ne gardez que les « Oh que oui! ».
Écrivez avec clarté et décorum
- Le respect est particulièrement important à l’écrit, puisqu’on ne peut pas deviner le ton de l’interlocuteur. Salutations cordiales, phrases complètes, ponctuation de base : ces éléments manquent souvent aux courriels. N’oubliez pas qu’un courriel professionnel, ce n’est pas un texto à un ami. Faites preuve de clarté et de décorum. Les autres l’apprécieront et au final, c’est ce qui vous aidera à communiquer votre message.
Livrez et cessez de vérifier
- Vérifier vos courriels ad nauseam sans pouvoir les traiter est à la fois vide de sens et inutile. Réservez plutôt du temps à votre agenda pour cette tâche, attelez-vous et « livrez la marchandise ». Concentrez-vous sur un courriel à la fois, et ne considérez chaque courriel qu’une seule fois (voir plus loin).
Identifiez les courriels importants
- On a tous tendance à répondre trop vite aux courriels non prioritaires. Ironiquement, cette pratique ne fait qu’augmenter la pression sociale de répondre rapidement. On se sent souvent obligés de répondre promptement au plus grand nombre de courriels possible, mais est-ce réellement nécessaire, si on oublie un instant les attentes? Contribuez à relâcher la pression au travail en convenant collectivement d’un délai de réponse approprié et réaliste pour les courriels urgents. Pour les courriels non prioritaires, établissez de nouvelles normes qui laissent plus de temps pour répondre et qui vous avantageront tous.
Validez la clarté de votre objet et de votre sujet
- Inspirez-vous du secteur militaire: rédigez des objets concis, systématisés et clairs. Organisez par exemple l’information au moyen de quatre ou cinq mots répartis en « Action », « Détails » et « Décision ». Pensez au destinataire débordé lorsque vous rédigez votre objet.
- Les courriels ne devraient pas ressembler à des romans-fleuves qui présentent les points cruciaux à la fin du texte ou les enterrent dans le corps du message. Commencez plutôt directement votre courriel en indiquant l’action, les renseignements ou la décision que vous souhaitez aborder. Fournissez ensuite des détails additionnels ou des éléments de contexte. Ce simple revirement d’information facilitera grandement la compréhension.
Réfléchissez avant de répondre
- Souvent, le courriel idéal, c’est… pas de courriel. Les courriels sont pratiques, mais loin d’être le seul (ou le meilleur) moyen de communication à notre disposition. Avant de rédiger votre prochain message, arrêtez-vous un instant et demandez-vous s’il existe une meilleure avenue. Un appel peut-être, un texto, ou… rien du tout? Compte tenu du fait que tout le monde reçoit déjà assez de courriels comme ça, ne pas répondre peut être positif.
- Si la reconnaissance est importante, ne vous sentez pas obligé de répondre (surtout de répondre à tous!) simplement pour dire « merci ». Bénis soient les universitaires qui choisissent d’envoyer moins de courriels.
Aidez-vous avec les modèles et les filtres
- Lorsque vous rédigez un courriel, servez-vous de modèles pour les messages que vous envoyez fréquemment. C’est si facile, mais si peu le font! Apportez les modifications nécessaires pour personnaliser le message.
- Pour ce qui est des courriels entrants, faites bon usage des filtres pour trier directement vos messages entre vos dossiers. Si vous recevez beaucoup de courriels, pensez à utiliser un outil spécialisé. Ce type de système apprend progressivement vos préférences de tri grâce à l’intelligence artificielle. Vous pouvez créer des dossiers réservés aux courriels où vous n’êtes qu’en copie, ou qui proviennent de vagues connaissances. Vous pouvez aussi limiter l’affichage de certaines catégories de courriels à certains jours de la semaine, ou encore les faire disparaître et recevoir un rappel au moment de votre choix, quand vous êtes prêt à « livrer la marchandise ».
Nettoyez votre boîte de réception
- Évitez d’arriver à une boîte de réception sans fin. Le meilleur des moines zen flancherait devant un fouillis de 3 547 courriels. Créez votre propre système d’organisation pour avoir plus de facilité à retrouver vos courriels plus tard. Commencez par déplacer tous les courriels de votre boîte de réception dans un dossier d’archives, et repartez à neuf. Ne vous gênez pas! Une boîte de réception vide constitue une excellente base pour améliorer la gestion de vos courriels. Bien peu de choses dans le milieu universitaire procurent autant de bien-être aussi facilement.
Considérez chaque courriel une seule fois
- Si vous « marquez comme lu » un courriel, cela veut dire que vous traitez ce même courriel plusieurs fois. Choisissez plutôt de ne considérer et gérer chaque courriel qu’une seule fois : classez-le, supprimez-le ou répondez-y sur-le-champ. Pas besoin non plus de traiter les courriels en ordre chronologique. Si vous n’avez pas beaucoup de temps, faites un bref survol pour repérer les courriels prioritaires et gérez-les d’abord.
Envoyez les réponses à tous avec parcimonie
- Soit : vous n’êtes pas disponible pour le dîner de jeudi ou la réunion d’équipe de la semaine prochaine. Mais les 40 autres personnes en copie ont-elles besoin ou envie de le savoir? Pensez-y à deux fois avant de cliquer sur « Répondre à tous »; ne répondez qu’aux personnes qui ont besoin de l’information. N’oubliez pas qu’à chaque fois que vous évitez de répondre à tous, vous épargnez à chaque personne en copie conforme quelques secondes d’effort. Quoi de mieux comme cadeau à offrir à vos collègues?
On ne peut complètement faire fi des courriels au travail, mais on a toujours l’option d’avoir de meilleures pratiques. Qu’on souhaite améliorer notre gestion des courriels ou se libérer plus de temps pour nos autres tâches, on a tous besoin d’une D-É-L-I-V-R-A-N-C-E pour lever la malédiction.
