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À MON AVIS

Avocat général : un poste indispensable dans toutes les universités

Alors que les risques juridiques et les obligations fiduciaires ne cessent de croître, il est difficile de comprendre comment les universités pourraient s’en passer.

par CHERYL FOY | 05 SEP 19

Toutes les universités devraient avoir quelqu’un qui occupe le poste d’avocat général. Au sein de la direction, où il assume des fonctions comparables à celles de chef des affaires juridiques, l’avocat général agit essentiellement comme conseiller stratégique de son établissement. Ressource de confiance du recteur et des autres dirigeants, il voit à ce que tout soit en ordre sur les plans financier et juridique, de concert avec l’administrateur responsable des finances.

Alors que les risques juridiques, les obligations fiduciaires et les exigences en matière de conformité ne cessent de croître, il est difficile de comprendre comment les conseils d’administration ou les équipes de direction d’organisations complexes comme les universités pourraient se passer de l’expertise d’un avocat général. Le milieu universitaire ne semble toutefois pas avoir très bien compris quel peut être l’apport des avocats et des avocats généraux et accuse du retard dans l’embauche de telles ressources. Selon Ben Heineman, chercheur à l’Université Harvard, le rôle des avocats s’est grandement transformé et élargi, mais le secteur de l’enseignement supérieur n’a pas pris la mesure de cette évolution. Et il doit le faire.

Que fait l’avocat général?

L’avocat général est un avocat, ce qui ne signifie pas que tous les avocats peuvent occuper ce poste. L’avocat général est un partenaire unique au sein de l’établissement et, comme le précise M. Heineman, il « protège l’intégrité et la réputation [de l’université] ». En plus de son expertise juridique technique poussée, il doit posséder des compétences en leadership et une connaissance approfondie de la mission, de la vision et des objectifs stratégiques de son établissement. L’avocat général doit par ailleurs exercer de l’influence, avoir l’esprit d’équipe et être en mesure de collaborer avec des intervenants à l’échelle de l’université. Comme il sert les intérêts de son établissement, qui priment la volonté et les désirs individuels, ce dirigeant doit avoir la sagesse et le courage nécessaires pour s’opposer à ce qui ne va pas dans ce sens, et ce, peu importe qui est porteur du dossier.

L’avocat général traite les problèmes complexes ayant des répercussions juridiques. En outre, il négocie les contrats interfonctionnels de partenariats, de fusions et d’acquisitions, en plus de gérer les projets de nature juridique ou liés à la conformité qui se répercutent sur plus d’un secteur de l’établissement. Il s’agit de la personne qui dirige les avocats externes et voit à ce que leur travail se fasse à juste prix et cadre avec les objectifs et les valeurs de l’université. Il est donc très difficile de remplir efficacement un mandat aussi complexe et de gérer des avocats externes, sans être soi-même avocat.

Le conseil d’administration doit avoir pleinement accès à l’avocat général

Autre aspect central de son poste, l’avocat général appuie le conseil d’administration, le recteur et les hauts dirigeants dans la gestion de l’université. Comme le décrit M. Heineman, la relation entre l’avocat général et le conseil d’administration est « essentielle » à une saine gouvernance. Les concepts de gouvernance organisationnelle et les obligations afférentes ont d’ailleurs une forte nature juridique. L’avocat général est le mieux placé pour comprendre les besoins des divers intervenants universitaires et les conseiller en conséquence. Les universités sont des organisations complexes et de grande taille, qui doivent se conformer à une exigeante réglementation, alors que les membres des conseils d’administration remplissent leurs fonctions de façon essentiellement bénévole. Dans ce contexte, il est particulièrement important que le conseil d’administration puisse compter sur le soutien pleinement accessible de l’avocat général.

Pour remplir ses obligations institutionnelles, l’avocat général doit donc pouvoir s’adresser sans entrave au conseil d’administration. Les avocats servent d’abord et avant tout l’université, soit leur client, conformément à leurs obligations professionnelles. L’avocat général s’assure donc d’abord que ses collègues agissent en conformité avec la loi et dans l’intérêt de l’université. S’il ne parvient pas à régler un dossier, il est tenu de le transmettre au conseil d’administration pour que les mesures nécessaires soient prises. Un tel recours au conseil d’administration se produit peu souvent, mais il s’impose parfois. Les administrateurs doivent bien comprendre que l’avocat général a pour obligation de protéger l’université ainsi que son équipe de direction et son conseil d’administration. Il vaut mieux que l’université ait la possibilité de corriger un problème plutôt que de devoir traiter une situation de crise au grand jour.

L’avocat général doit demeurer à la disposition du conseil d’administration

L’avocat général assume diverses fonctions. En plus de son rôle de chef des affaires juridiques, il est habituellement secrétaire et conseiller en matière de gouvernance. Cette combinaison cruciale de fonctions sert avantageusement l’établissement, le recteur et le conseil d’administration. Nombre d’établissements universitaires (et collégiaux) n’ont pas d’avocat général ou encore, lorsqu’ils comptent un tel dirigeant, celui-ci ne s’occupe pas de gouvernance.

Les fonctions juridiques et celles touchant la gouvernance sont scindées pour diverses raisons dans certains établissements. Cette séparation vise parfois à restreindre la portée du rôle de l’avocat général, qui peut ainsi se consacrer de façon optimale aux services juridiques qu’il fournit à l’université. Lorsqu’un établissement sépare les deux types de fonctions, le conseil d’administration doit examiner attentivement ce choix pour s’assurer qu’il ne l’empêchera pas de faire appel à l’avocat général et que ce dernier sera toujours en mesure de travailler avec le conseil d’administration pour voir à ce que toutes les décisions prises servent l’intérêt supérieur de l’université.

De même, le conseil d’administration doit participer activement à l’embauche d’un avocat général et chercher à bien comprendre ce qui pousse le titulaire de ce poste à remettre sa démission, le cas échéant. De nombreux recteurs ne voient pas toute la pertinence du rôle de l’avocat général comme protecteur de l’intégrité et de la réputation de l’établissement. Ils ne voient pas non plus en quoi il est nécessaire d’établir une relation directe entre ce dirigeant et le conseil d’administration. Bien entendu, c’est à l’avocat général qu’il incombe de créer des liens de confiance avec le recteur et les autres dirigeants. Toutefois, il importe que le conseil d’administration crée les conditions lui permettant de remplir ses obligations envers l’université.

Les universités n’ont-elles pas déjà des avocats en poste dans divers secteurs?

 Oui, mais l’avocat général se distingue des avocats en poste ailleurs dans l’établissement par son mandat et la perspective dans laquelle il s’en acquitte. Il remplit ses obligations en matière d’affaires juridiques et de gouvernance en se centrant sur les aspects stratégiques et systémiques. De son côté, un avocat du secteur de la recherche a un mandat plus restreint, même s’il a aussi comme client l’université. Ses conseils juridiques portent sur un ou plusieurs contrats. Il doit pouvoir compter sur les conseils et le point de vue élargi de l’avocat général.

Les conseils de l’avocat général tiennent compte de l’université dans son ensemble et de tous les intervenants. Aucun avocat accomplissant un mandat restreint ne peut à lui seul apporter une telle perspective. Habituellement, les avocats en poste dans les divers secteurs des universités ne sont pas non plus des experts de la gouvernance. Ils ne possèdent ni l’expérience ni les connaissances requises pour porter des dossiers à l’attention du conseil d’administration ou pour conseiller ses membres sur leurs obligations légales et fiduciaires globales. Un groupe d’avocats qui ne peut compter sur le cadre établi par un avocat général et définissant les risques, les pratiques exemplaires et les questions stratégiques en matière juridique est comparable à une équipe sportive sans entraîneur. L’avocat général fournit la vue d’ensemble essentielle à l’université, à ses hauts dirigeants et à son conseil d’administration.

Les éléments à retenir

 Les conseils d’administration et les recteurs doivent retenir trois grands éléments :

  1. Si votre établissement n’a pas d’avocat général, embauchez-en un.
  2. Placez l’avocat général sous la direction du recteur. Ainsi, il pourra exercer une influence appropriée et avoir un plus grand champ de manœuvre pour remplir efficacement son mandat en matière d’affaires juridiques, de conformité et de gouvernance.
  3. Combinez le poste d’avocat général à celui de secrétaire responsable de la gouvernance de l’université, de sorte que le conseil d’administration profite de ses avis éclairés sur la gouvernance et les dossiers juridiques. Autrement, faites en sorte de créer un lien direct et clair entre le conseil d’administration et l’avocat général.

 Cheryl Foy est secrétaire universitaire et avocate générale au bureau du secrétaire et avocat général de l’Université Ontario Tech.

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