Les rencontres de direction de recherche font partie de notre réalité. Pourtant, elles laissent souvent un goût amer dans la bouche de l’une ou l’autre des parties concernées. La majorité des étudiant.e.s aux cycles supérieurs auront à composer avec du stress et des symptômes associés à la dépression pendant leurs études. Ces rencontres sont l’occasion idéale de leur offrir du soutien dans leurs travaux, mais aussi de façon plus globale.
Ces 10 dernières années, nos ateliers ont été l’occasion pour bien des participant.e.s d’exprimer la frustration qu’engendrent ces rencontres. Les personnes supervisées peinent à obtenir le temps et le soutien dont elles ont besoin, alors que celles qui les supervisent déplorent un surplus de rencontres et un manque de moyens. Avec la pression de terminer les études en temps et en règle qui règne dans le milieu universitaire parmi le personnel et la population étudiante, tout le monde peut bénéficier de rencontres à la fois efficaces et productives. Comme pour les autres aspects clés du travail universitaire, une bonne rencontre ne se fait pas par magie. Pourtant, on n’offre que peu d’accompagnement ou de formation aux directeurs et directrices de recherche. Qu’à cela ne tienne, nous vous proposons six astuces.
1. Faites un plan ensemble et tôt
À quelle fréquence vous rencontrerez-vous? Pendant combien de temps? Souvent, on adopte le format traditionnel de la réunion d’une heure pour les rencontres de direction de recherche, alors qu’il se pourrait que ce soit insuffisant pour l’une des personnes concernées.
Discutez de vos attentes et de vos besoins tôt dans le processus. Idéalement, on veut que chaque partie exprime sans retenue ses attentes et ses préférences par rapport à la fréquence des rencontres et à la forme qu’elles prendront. Vous pourriez avoir à trouver un compromis, mais par l’écoute, la compréhension et le respect de vos attentes et de vos besoins mutuels, vous jetterez des bases solides. Faites des ajustements au fil du temps au besoin. La fréquence des rencontres convient-elle aux deux? Pourriez-vous passer à des rencontres de 30 minutes? Vérifiez régulièrement si les modalités sont toujours les bonnes.
2. Établissez les retombées visées et les objectifs
Vous devriez clairement établir les objectifs de chaque rencontre. Vous pouvez rédiger un ordre du jour et ainsi éviter de dévier du sujet. Dès le début du processus, décidez ensemble de la personne qui sera responsable de dresser l’ordre du jour. Avant chaque rencontre, chacun.e pourra y ajouter des éléments.
Question d’être sur la même longueur d’onde, réglez rapidement les points importants comme :
- Qui choisira la question de recherche, le cadre théorique et la méthodologie du projet de l’étudiant.e?
- Qui est responsable de s’assurer que l’étudiant.e ait accès à tout le soutien et à tous les services pertinents disponibles à l’université?
- Quel sera le degré d’autonomie de l’étudiant.e? À quelle fréquence auront lieu les suivis?
- S’attend-on à ce qu’il y ait une dimension de soutien émotionnel ou d’encouragement?
- Est-ce que l’étudiant.e prévoit envoyer toutes ses ébauches ou seulement celles pour lesquelles des commentaires sont souhaités?
- Qui décide des normes de présentation du projet ou de la thèse?
3. Préparation
On peut mentionner ou envoyer à l’avance l’ordre du jour aux personnes qui assisteront à la rencontre. Servez-vous d’un gabarit qui précise le temps réservé à chaque sujet et la personne responsable dudit sujet. Ajoutez au gabarit les tâches à faire mentionnées pendant la réunion, pour éviter d’échapper des suivis. Respectez le temps des autres : consultez l’ordre du jour à l’avance, amenez tout le nécessaire à la rencontre et réalisez les tâches qui vous sont assignées.
4. Babillard
Difficile de ne pas s’éloigner du sujet lorsqu’on discute de choses intéressantes. Essayez de vous en tenir à l’ordre du jour, mais lorsque la conversation se met à dévier vers des questions qui n’étaient pas prévues, utilisez un « babillard » symbolique pour les noter et éviter de perdre de vue l’objectif de la rencontre. Si vous avez le temps, vous pourrez revenir sur ces points connexes à la fin de la rencontre ou une prochaine fois.
5. Bilan et travail après la rencontre
Vos rencontres peuvent gagner en efficacité au fil du temps si vous prenez le temps de faire un bilan et de mettre en pratique les commentaires formulés. À la fin de chaque rencontre, chacun.e devrait réfléchir à ce qui s’est bien passé et à ce qui pourrait être amélioré. C’est une étape importante, et pourtant rarement observée. Elle permet à tout le monde de conclure sa pensée et d’indiquer si la rencontre a répondu aux attentes respectives.
Avant de vous quitter, gardez du temps pour réaliser toutes les petites tâches rapides. Par exemple : rédiger sa synthèse personnelle de la rencontre, prévoir le prochain rendez-vous ou les prochaines échéances, ou ajouter les tâches à réaliser dans son système d’organisation… le genre de choses qui s’oublie facilement si on ne les fait pas tout de suite!
6. Gardez en tête la dynamique de pouvoir
Les rencontres de direction de recherche sont souvent teintées d’inégalités systémiques et d’une dynamique de pouvoir, qu’elles soient bien réelles ou qu’il s’agisse d’une perception. Gardez en tête la présence de ces dynamiques et parlez-en. Servez-vous de techniques d’écoute active, posez des questions et incitez les personnes que vous supervisez à organiser des rencontres elles aussi : vous pourrez ainsi les encourager à s’exprimer davantage, que ce soit au sujet de leurs travaux ou de leur bien-être.
On ne devrait jamais arrêter d’aspirer à de meilleures réunions. Elles font partie intégrante du travail universitaire et nos compétences en la matière peuvent toujours s’améliorer. Vous avez assurément déjà observé ce qui vous profite le plus et ce qui ne fonctionne pas. Racontez-nous vos astuces en commentaires, pour que tout le monde puisse en bénéficier.
