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Affaires universitaires : Avis sur la protection des renseignements personnels  

À propos d’Affaires universitaires et d’Universités Canada

Publié en formats papier et numérique, le magazine Affaires universitaires offre des nouvelles, de l’information, des articles d’opinion et des conseils carrière relatifs au domaine de l’enseignement supérieur aux membres du corps professoral, à l’administration universitaire et aux étudiantes et étudiants aux cycles supérieurs Il est publié par Universités Canada. À titre d’organisation mutuelle, Universités Canada offre aux universités une voix unie au profit de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’innovation.

Le présent Avis sur la protection des renseignements personnels (l’« Avis ») décrit la manière dont Universités Canada recueille, utilise, divulgue et protège les renseignements personnels dans le cadre de ses travaux, par l’entremise de ses sites Web et de ses échanges avec vous. L’association prend ses responsabilités à l’égard de la protection et de la sécurité de vos renseignements personnels très au sérieux.

Définition des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont des données qui, utilisées seules ou jumelées à d’autres, permettent de vous identifier en tant qu’individu. Ils comprennent les renseignements que vous fournissez vous-mêmes, mais aussi ceux fournis par une tierce partie.

Application du présent Avis

Le présent Avis s’applique au site Web, au bulletin, au cyberavis d’annonces de poste ainsi qu’aux éditions numérique et papier du magazine Affaires universitaires.

Le présent Avis ne concerne pas les autres activités d’Universités Canada. L’Avis sur la protection des renseignements personnels d’Universités Canada se trouve à l’adresse suivante : https://univcan.ca/fr/politique-de-confidentialite/.

Renseignements recueillis et méthode employée

Les renseignements personnels recueillis varient selon vos interactions avec l’association. L’association met tout en œuvre pour restreindre la quantité de renseignements personnels qu’elle recueille, et se fie à des renseignements commerciaux lorsqu’elle le peut. Universités Canada recueille uniquement des renseignements personnels aux fins énoncées dans le présent Avis, à moins qu’elle obtienne votre consentement pour faire autrement.

Universités Canada peut recueillir vos renseignements personnels de diverses manières :
(a)   Directement auprès de vous :

  • Lorsque vous créez un compte ou vous abonnez à un produit d’Affaires universitaires, l’association peut recueillir des renseignements comme votre nom, votre adresse postale et votre adresse courriel.
  • Lorsque vous vous abonnez à l’édition papier du magazine, l’association peut recueillir votre nom, vos coordonnées et votre numéro de carte de crédit, au besoin.

(b)   Auprès d’une tierce partie
Des renseignements à votre sujet peuvent être communiqués à Universités Canada par une personne au sein de votre programme ou département universitaire qui décide d’abonner l’ensemble des membres du corps professoral admissibles. Ces renseignements se limitent normalement à votre nom et à vos coordonnées.
(c)    De façon automatique lorsque vous interagissez avec le site Web d’Affaires universitaires
Lorsque vous consultez le site Web d’Affaires universitaires, ce dernier peut vous transmettre un ou plusieurs témoins de navigation. Ces fichiers de petite taille constitués d’une chaîne de caractères sont envoyés à votre fureteur pour lui associer un identifiant unique. Les témoins permettent de recueillir des renseignements sur la manière dont les utilisatrices et utilisateurs accèdent au site Web et le consultent. Pour que celui-ci fonctionne correctement, l’association utilise des témoins nécessaires et temporaires qui assurent des fonctionnalités essentielles comme la sécurité, la gestion des sessions et l’accessibilité. Les témoins ne recueillent aucun renseignement permettant d’identifier un individu.

Veuillez choisir vos préférences en ce qui concerne la gestion des témoins de navigation sur la bannière qui apparait lorsque vous visitez le site Web d’Affaires universitaires. Vous pouvez aussi ajuster les paramètres de votre fureteur pour qu’il refuse les témoins. Le cas échéant, la décision sera appliquée à l’ensemble des sites Web que vous consultez, et non seulement à celui d’Affaires universitaires. Vous pourriez aussi perdre des fonctions sur certains sites Web.

Utilisation des renseignements personnels

Universités Canada utilise vos renseignements personnels dans les cas suivants :

  • Création d’un compte ou abonnement : Pour accéder au contenu d’Affaires universitaires (p. ex. bulletins, cyberavis d’annonces de poste et édition numérique du magazine), vous devez créer un compte à l’aide de votre nom et adresse courriel.
  • Abonnement au magazine : Les renseignements recueillis sont utilisés pour vous transmettre un exemplaire du magazine et percevoir le paiement, s’il y a lieu.
  • Communication : L’association recueille vos renseignements personnels afin de vous transmettre, de temps à autre, de l’information relative à votre abonnement comme des factures, des avis de renouvellement, des offres spéciales ou des sondages sur le lectorat pour connaître votre opinion sur le contenu d’Affaires universitaires.
  • Production de rapports : Les renseignements recueillis aux fins de la création de comptes ou d’abonnements sont anonymisés et peuvent également être utilisés pour effectuer une analyse démographique du lectorat tout en préservant l’anonymat des personnes qui le composent. Par exemple, Affaires universitaires pourrait fournir des données globales au sujet de sa clientèle, ses ventes, les tendances en matière de fréquentation et d’autres aspects de son site Web à de tierces parties réputées. Lorsque les renseignements sont utilisés aux fins de production de rapports, ils sont toujours anonymisés et ne sont donc pas considérés comme des renseignements personnels.
  • Pour (i) se conformer à ses obligations envers le Canadian Circulation Audit Board (CCAB) qui vérifie ses rapports de diffusion.

Universités Canada traite vos renseignements personnels en s’appuyant sur les fondements juridiques suivants :

  • Contract – L’association utilise vos renseignements personnels pour créer votre compte et respecter ses obligations en matière d’abonnement.

Divulgation des renseignements personnels

Universités Canada ne vend pas vos renseignements personnels à de tierces parties.

L’association ne divulgue vos renseignements personnels qu’avec votre consentement ou pour des motifs légitimes comme la réalisation d’une transaction. Elle limite les entités à qui elle divulgue vos renseignements personnels et ne leur donne accès qu’à ceux nécessaires. L’association ne permet pas aux fournisseurs tiers d’utiliser vos renseignements personnels à leurs propres fins.

Universités Canada communique vos renseignements personnels aux entités suivantes :

  • Les fournisseurs de service : pour l’aider à exercer des fonctions liées à la prestation de services, par exemple lorsqu’elle utilise les services administratifs, financiers ou de contrôle de la qualité de fournisseurs. Dans ces cas, l’association se lie aux fournisseurs par une entente de confidentialité et leur donne des droits restreints quant au traitement, à l’accès et au stockage de vos renseignements personnels;
  • Des tierces parties : Avec votre consentement, l’association envoie la liste de diffusion d’Affaires universitaires à des organisations externes soigneusement choisies dont les produits et les services peuvent intéresser ses membres et le lectorat du magazine. Comme plusieurs organisations à but non lucratif, Universités Canada s’appuie sur la promotion croisée pour multiplier ses abonnements au magazine. Elle ne vend ou ne prête pas des numéros de téléphone ou des adresses courriel. Vous pouvez retirer votre consentement en cliquant sur le lien « Me désabonner » qui se trouve au bas des courriels qui vous sont envoyés, ou en communiquant avec Affaires universitaires par téléphone, par télécopieur, par la poste ou par courriel (voir la section « Vos options et vos droits » ci-dessous).

Lieu de traitement des renseignements

Affaires universitaires utilise des logiciels d’abonnement hébergés sur les serveurs d’une entreprise américaine situés au Canada et aux États-Unis, ce qui veut dire que vos renseignements personnels pourraient être conservés, communiqués ou traités en dehors de votre région, notamment si vous vivez au Québec ou dans l’Espace économique européen (EEE). En accédant et en participant aux programmes de l’association, vous reconnaissez que vos renseignements seront conservés ou traités dans un pays ou une province autre que votre lieu de résidence.

Universités Canada prend les mesures appropriées pour protéger vos renseignements personnels. Toutefois, lorsque vos données sont stockées ou traitées en dehors de votre région, elles sont soumises aux lois applicables dans cette région, soit à ses autorités gouvernementales, juridiques, policières et réglementaires. Il se pourrait que les lois de protection des renseignements personnels applicables dans cette région diffèrent de celles du pays duquel vous avez transmis vos renseignements.

Lorsque des renseignements personnels sont transférés en dehors de l’EEE, l’association établit une entente contractuelle (clauses contractuelles types, par exemple) avec des fournisseurs de service offrant le même degré de protection offert dans la région où les données ont été recueillies.

Protection des renseignements recueillis

Universités Canada protège vos renseignements personnels au moyen de mesures de protection techniques, organisationnelles et physiques correspondant à leur degré de confidentialité. Ces mesures comprennent :

  • la formation obligatoire du personnel sur la protection des renseignements personnels et la signature d’ententes de confidentialité par les membres du personnel;
  • la restriction de l’accès aux données à partir d’un système de permissions selon le rôle;
  • la conduite d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée au cours de la phase de conception des programmes, pour prévoir les risques de confidentialité et les besoins en matière de données, et assurer la protection des renseignements personnels autant que possible;
  • l’examen régulier de ses mesures de sécurité et de celles de ses fournisseurs de service.

Il est important de comprendre qu’aucune plateforme Web n’est parfaitement sécuritaire. Universités Canada vous encourage à prendre la protection de vos renseignements personnels en main en limitant les renseignements que vous lui communiquez par courriel ou autrement.

Durée de conservation des renseignements personnels

Universités Canada conservera vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour répondre aux exigences énoncées ci-dessus ainsi qu’à ses obligations légales. Les données financières sont supprimées après sept ans.

Renseignements personnels des personnes mineures

À moins qu’il en soit indiqué autrement, les programmes et le contenu d’Affaires universitaires s’adressent aux personnes de seize ans et plus. Comme ils ne s’adressent pas aux enfants de moins de seize ans, l’association ne recueille pas consciemment ou volontairement des renseignements à leur sujet. Si vous pensez que des renseignements sur une personne de moins de seize ans ont été recueillis, veuillez écrire à [email protected] afin que ces données soient rapidement supprimées.

Vos options et vos droits

Vos options :

Les personnes abonnées à Affaires universitaires peuvent se désabonner de ses communications ainsi que de celles de ses partenaires.

Magazine électronique et bulletins : Les personnes abonnées au magazine en format numérique, au bulletin ou au cyberavis d’annonces de poste peuvent se retirer de la liste de diffusion des communications en cliquant sur le lien « Se désabonner » qui figure au bas des courriels ou en communiquant avec Affaires universitaires à [email protected].

Magazine papier : Les personnes qui reçoivent le magazine en format papier peuvent se retirer de la liste de diffusion des communications en communiquant avec Affaires universitaires à [email protected] ou de l’une des façons suivantes :

Par la poste : Affaires universitaires
350, rue Albert, bureau 1710
Ottawa (Ontario)  K1R 1B1

Par téléphone : 613 563-1236

Par télécopieur : 613 563-9745

Heures normales d’ouverture : Du lundi au vendredi, de 8 h à 16 h (HE). Si vous présentez votre demande par écrit, veuillez préciser si vous souhaitez vous désabonner de l’ensemble des services ou seulement de certaines communications en particulier (p. ex. courriels, bulletins, avis de renouvellement, courriels provenant de tierces parties).

Veuillez noter que le traitement d’une demande de désabonnement au magazine papier peut prendre jusqu’à un mois.

Pour la gestion des témoins de navigation et les instructions sur les options qui s’offrent à vous, veuillez vous référer à la sous-section (c) De façon automatique lorsque vous interagissez avec le site Web d’Universités Canada de la section Renseignements personnels recueillis et méthode employée du présent Avis.

Vos droits :

Selon votre lieu de résidence et les lois locales applicables en matière de protection des renseignements personnels, vous pourriez avoir certains droits quant à vos renseignements personnels et à leur traitement par l’association.

  • Droit d’accès et de rectification : Vous avez le droit de consulter et de rectifier les renseignements personnels qui figurent à votre dossier. Dans la mesure où l’association peut répondre à votre demande de rectification, elle pourrait devoir vérifier la validité des nouveaux renseignements fournis.
  • Droit de suppression : Vous avez le droit de demander la suppression des renseignements personnels qui figurent à votre dossier. Dans certains cas, par exemple pour une raison d’ordre légal, l’association pourrait ne pas pouvoir donner suite à votre demande. Le cas échéant, elle vous avisera de la raison du refus.
  • Droit au transfert des données : Vous avez le droit de demander le transfert de vos renseignements personnels à une autre organisation dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par ordinateur.
  • Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un procédé automatisé : Vous avez le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un procédé automatique, profilage inclus, si la décision a des conséquences légales vous concernant ou vous affectant de manière significative.
  • Droit de limiter le traitement des données et de vous y opposer : Vous avez le droit de limiter le traitement de vos renseignements personnels dans certaines circonstances, par exemple si le traitement de vos renseignements personnels est illégal, si vous remettez en cause leur exactitude ou s’ils ne sont plus requis par l’association, mais ont été conservés tel que permis par la loi.

Pour exercer vos droits, veuillez écrire à [email protected]. Universités Canada répondra à votre demande dans un délai de 30 jours. Si elle a besoin de davantage de temps pour répondre à votre demande, elle vous en avisera.

Vous pourriez devoir prouver votre identité afin que l’association puisse attester que la demande émane bien de vous. Si vous avez désigné une personne mandataire qui fait une demande en votre nom pour l’exercice de vos droits, l’association exigera une preuve de cette désignation.

Veuillez noter que vos droits ne sont pas absolus et que certaines exceptions peuvent être prévues par la loi. Si l’association ne peut pas répondre à votre demande pour un motif légal, elle vous en informera dans sa réponse en mentionnant la raison.

L’association déploie des efforts pour assurer l’exactitude de vos renseignements personnels, et compte sur votre collaboration pour lui fournir des coordonnées à jour et toute autre information nécessaire dans le cadre de votre participation au programme.

Dépôt d’une plainte relative à la protection de la vie privée

Vous avez le droit de déposer une plainte au sujet du traitement de vos renseignements personnels auprès d’une autorité de contrôle ou d’un organisme de réglementation de la région où vous croyez avoir subi une violation de vos droits. Si les pratiques de l’association en lien avec la protection de vos renseignements personnels vous inquiètent, veuillez d’abord lui en faire part afin qu’elle puisse tenter de résoudre la situation. Vous pouvez la joindre à l’adresse courriel fournie ci-dessus.

Si Universités Canada n’a pas répondu de manière satisfaisante à votre plainte ou à votre demande et que vous souhaitez vous adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, vous pouvez le faire aux coordonnées suivantes :

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3

Sans frais : 1 800 282-1376
Téléphone : 819 994-5444
ATS : 819 994-6591

Autres liens

Le site Web d’Affaires universitaires peut comporter des liens vers des sites tiers. Lorsque vous cliquez sur l’un d’eux, vous naviguez vers un site Web qui n’est pas administré par l’association et qui suit une politique de protection des renseignements personnels distincte. Universités Canada n’est pas responsable des pratiques en matière de protection de la vie privée des entités qui administrent ces sites Web, et vous invite à consulter leurs politiques en la matière.

Coordonnées

Universités Canada a désigné une personne responsable de son programme de protection des renseignements personnels et du respect du présent Avis. Pour toute question, veuillez communiquer avec la personne suivante :

Responsable de la protection des renseignements personnels

Ahmed Tawakol

[email protected]

350, rue Albert, bureau 1710
Ottawa (Ontario)  K1R 1B1
Téléphone : 613 563-1236