Documenter son travail en vue d’une promotion ou d’une permanence

Question :  

J’entame tout juste mon parcours vers la permanence, et je sais que je devrais déjà commencer à penser à mon dossier de titularisation. J’essaie de mettre en place un système pour tout consigner, et l’ampleur de la tâche me dépasse. Que dois-je conserver? Où devrais-je tout rassembler? – Anonyme, santé publique 

 
Réponse de la rédaction :  

Chère personne anonyme, vous avez raison d’y penser dès maintenant : en rassemblant et en organisant le fruit de votre travail dès le premier jour, vous vous donnez toute la latitude de raconter à votre manière votre cheminement professionnel. Vous constituerez un corpus, un ensemble de textes que vous pourrez analyser plus tard pour en dégager des constantes, comme on analyserait les réponses d’un sondage pour cerner les besoins en santé de la population ou bien des données épidémiologiques pour déceler la propagation de maladies.  

Autrement dit, les documents qui deviendront les annexes de votre dossier font figure de données probantes. Un système de classement efficace vous aidera donc à bâtir un dossier convaincant et étayé.  

Bien sûr, c’est plus facile à dire qu’à faire. Comme je travaille en rédaction, la collecte de données n’est pas mon fort; je maîtrise beaucoup mieux la synthèse et la communication. Pour savoir quels documents conserver et comment les organiser, j’ai donc fait appel à ma collègue Kate Vacek de Compass Academic Coaching. Avec l’aide d’Athena Loredo, stagiaire doctorale de l’Université de la Colombie-Britannique, nous avons interrogé 15 universitaires des États-Unis, du Canada et de l’Australie ayant récemment obtenu leur permanence ou une promotion, et avons rassemblé leurs réponses dans ce document PDF gratuit de 30 pages (en anglais seulement). À la lumière de ces entrevues et de notre expérience combinée de plus de 12 ans dans le soutien à l’avancement de carrière universitaire et à la titularisation, voici ce que nous vous conseillons.  

 
Que devriez-vous conserver? 

Afin de fournir des preuves de vos activités de recherche, conservez toutes vos publications et références (en format PDF, ou des liens stables). Sauvegardez toutes vos demandes de subventions, acceptées ou non, ainsi que les confirmations de dépôt et les réponses des organismes subventionnaires. Gardez les documents des conférences que vous donnez (programme, texte et diapositives de la présentation, affiches, etc.), en faisant la distinction entre les présentations revues par les pairs et les conférences à titre de personne invitée. Consignez de l’information sur les auxiliaires de recherche que vous supervisez, le cas échéant : notez leurs noms, les dates de votre mandat, leurs tâches, les distinctions ou les bourses qu’elles et ils ont reçues et leur cheminement universitaire ou professionnel après votre collaboration. Tous ces renseignements peuvent témoigner de votre compétence en mentorat. Documentez toutes vos apparitions ou mentions dans les médias, idéalement en téléchargeant les articles ou les vidéos, car les liens pourraient changer ou devenir payants. Si vous faites du travail de sensibilisation, gardez le matériel de vos ateliers, vos supports visuels, les données de participation (nombre de personnes, organisations, régions ou communautés) ainsi que les photos des événements – avec la permission des gens qui y figurent. Conservez une liste à jour de vos manuscrits en cours et de leur état d’avancement. Lorsque vous recevez un prix, gardez, en plus de l’avis et du certificat, toute information fournie par l’organisme quant aux raisons de votre sélection. Si vous arrivez à mettre la main sur vos lettres de mise en candidature, gardez-les aussi : elles vous aideront à brosser le portrait de votre excellence en recherche. 

Conservez aussi les plans de cours de vos charges d’enseignement et le matériel que vous créez (présentations, consignes de travaux, grilles d’évaluation et même saisies d’écran de votre système de gestion de l’apprentissage – Blackboard, Canvas, Moodle, etc.). On pourrait vous demander une liste du nombre de personnes inscrites à chacun de vos cours; une simple feuille de calcul ou un tableau fera l’affaire. Oui, vous aurez besoin de toutes vos évaluations de cours. Pensez également à consigner vos propres commentaires sur ces évaluations, afin de pouvoir décrire qualitativement l’évolution de votre enseignement en fonction de la rétroaction étudiante. Faites de même avec les observations de vos pairs sur vos pratiques d’enseignement. Ne tenez pas seulement des dossiers pour vos auxiliaires de recherche; consignez la même information pour vos auxiliaires d’enseignement et les personnes que vous supervisez. Vous avez reçu des lettres ou courriels de reconnaissance? Gardez-les, surtout les messages spontanés. Et encore une fois, conservez vos lettres de mise en candidature et d’acceptation ainsi que vos certificats. 

Pour ce qui est de l’aspect service, gardez tout le matériel que vous créez au sein de comités (accords collectifs, mandats, recommandations stratégiques), et notez vos fonctions administratives reconnues comme du service ainsi que vos rôles au sein de sociétés savantes (en précisant les postes électifs). Si votre établissement considère l’évaluation d’articles pour des revues comme une activité de service, notez les revues avec lesquelles vous avez collaboré, les années des mandats et le nombre d’articles évalués par année. Gardez les messages de remerciement et documentez les retombées quantitatives de votre travail (augmentation de l’engagement communautaire ou de la participation à un événement, ou toute autre donnée qui vous met en valeur).  

 
Où devriez-vous tout rassembler? 

C’est simple : gardez tout au même endroit. 

M^me Vacek m’a expliqué que les professeures et professeurs qu’elle a aidés ont recours à une variété d’outils, comme OneDrive, Notion, Google Drive, Proton Drive, Dropbox, les classeurs de courriels ou toute autre plateforme imposée par leur établissement pour le dépôt du dossier. « L’idée, c’est d’opter pour un outil de stockage que vous êtes à l’aise d’utiliser régulièrement, recommande-t-elle. Quand les documents sont éparpillés à droite et à gauche, c’est difficile de s’y retrouver. On a peur d’avoir oublié des éléments importants, et ça peut être frustrant et stressant. » 

Quel que soit l’emplacement choisi, songez à créer des dossiers distincts pour l’enseignement, la recherche et le service, ainsi que pour chaque année universitaire. Si la nomenclature systématique des documents n’est pas votre fort, créez un fichier modèle qui vous servira de rappel dans chaque dossier (par exemple, « 2025-2026 – mois 1 à mois 4 – NOM DU COURS – 100 – Type de document »). Ce sera bien pratique dans cinq ou six ans : pas besoin d’ouvrir le fichier pour savoir ce qu’il contient ni à quel trimestre il se rattache. Et avec un fichier modèle, vous n’oublierez jamais votre système de nomenclature. 

Dernière recommandation : dressez l’inventaire de vos documents, vous vous féliciterez plus tard. Pour ce faire, créez une feuille de calcul ou un document où vous noterez au fur et à mesure les ajouts à votre collection. Pour chaque entrée, ajoutez la date, l’emplacement du fichier et une brève description. Il vous sera ainsi beaucoup plus facile de constituer votre dossier sans rien oublier, pas même cette présentation donnée en deuxième année ou cette entrevue accordée en troisième année. 

 
Un système simple qui vous évitera bien des tracas 

La perspective de rassembler cinq ou six ans de documentation peut donner le vertige, mais chaque chose en son temps : pour l’instant, vous ne créez que le système, le reste suivra. Ce trimestre, prenez une heure pour mettre en place votre espace de stockage, bâtir le squelette de votre inventaire et choisir vos conventions de nomenclature. Par la suite, prenez l’habitude de consigner les nouveaux éléments et de mettre à jour votre inventaire tous les mois. Lorsque le temps sera venu de constituer officiellement votre dossier, vous aurez tout à portée de main. Le processus vers la titularisation peut être stressant et chronophage. En vous préparant adéquatement, vous mettez toutes les chances de votre côté. 

Pour obtenir d’autres conseils sur le processus de titularisation, téléchargez notre document PDF gratuit de 30 pages intitulé Promotion & tenure perspectives from faculty who’ve been through it, qui compile les conseils d’autres personnes qui sont récemment passées par le même chemin. Restez à l’affût, la discussion sur les promotions et la permanence se poursuit le mois prochain.