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Accéder à ses diplômes en un clic via un « portfolio numérique »

MesCertif offre aux étudiants et aux diplômés un accès rapide et sécurisé à leurs relevés de notes et autres documents d’études officiels.

par BECKY RYNOR | 16 FEV 21

Que l’on soit étudiant ou diplômé, attendre que ses relevés de notes soient envoyés d’un établissement postsecondaire à un autre, à un organisme gouvernemental ou à un employeur potentiel peut être une expérience particulièrement stressante. Mais quand une grève des services postaux ou un autre impondérable – comme une pandémie mondiale – s’en mêle, on bascule carrément dans le film d’horreur.

Un nouveau portfolio de documents d’études vise à révolutionner la transmission des relevés de notes et autres documents officiels tout en prévenant les vols, les fraudes, les pertes et les retards. Disponible depuis décembre, ce système nommé MesCertif (MyCreds en anglais) a été conçu sous la direction de l’Association des registraires des universités et collèges du Canada (ARUCC). Il permettra aux étudiants de stocker, consulter, gérer et partager leurs relevés de notes, diplômes, badges numériques et autres documents d’études en toute sécurité.

« Ce système répond aux normes de sécurité les plus strictes au monde, précise Charmaine Hack, présidente du projet au Réseau national de l’ARUCC et registraire de l’Université Ryerson. De bout en bout, les documents officiels seront transmis dans un environnement inviolable, atténuant ainsi le risque de fraude. »

L’Université Ryerson a testé le portfolio de documents d’études auprès de plus de 10 000 étudiants et diplômés avant le lancement officiel du système. Aujourd’hui, plus de 30 établissements postsecondaires en sont à des phases diverses d’adoption.

La nouvelle plateforme et le site Web sont soutenus par deux entreprises de Vancouver : Digitary, une société de renommée internationale spécialisée dans la délivrance de documents officiels, et Split Mango, une entreprise canadienne de conception de sites Web. Les étudiants auront accès à leurs documents d’études une fois que leur établissement postsecondaire aura joint le réseau et confirmé l’ouverture de leur portfolio.

La plateforme promet d’offrir un service et un soutien bilingues (français et anglais) continus, et devrait notamment s’avérer fort utile pour les étudiants étrangers.

« Si la transmission de documents d’études est parfois un casse-tête entre provinces, elle est infiniment plus compliquée entre pays, confie Mme Hack. Certains étudiants étrangers nous racontent leur véritable épopée pour retrouver la trace de leurs relevés de notes et réussir enfin à les débusquer. »

Le témoignage d’un étudiant étranger, qui préfère garder l’anonymat, illustre bien l’ampleur de cette difficulté. « Avec ce système en ligne, mes échanges avec le pays que j’ai fui auraient été bien moins traumatisants. L’admission à mon programme d’études de troisième cycle au Canada a été retardée, car on me demandait un relevé de notes papier dans des délais littéralement impossibles à respecter par la poste. Et comme mon niveau universitaire ne pouvait être confirmé malgré une attestation numérisée authentifiée, j’ai aussi failli perdre ma bourse d’environ 80 000 dollars. »

Sharon Kinasz, registraire du Collège Seneca, explique que des situations similaires avaient déjà poussé de nombreux établissements postsecondaires à trouver des solutions pour abandonner la copie, la vérification et l’envoi postal des relevés de notes par des employés. « Nous avons une multitude d’étudiants étrangers qui ont besoin de documents afin de remplir leurs différents dossiers de candidature, précise-t-elle. Les collèges et les universités font de leur mieux pour suivre la cadence et traiter les demandes, mais [MesCertif] donne le contrôle aux étudiants – et c’est exactement ce qu’ils veulent. »

Melissa Poole, registraire de l’Université McMaster, raconte que son établissement a été la première université canadienne à délivrer, dès 2019, des diplômes numériques, à l’instar de plusieurs universités américaines. « C’était absolument révolutionnaire, se souvient-elle. Au début, on éprouvait une certaine appréhension. Mais au fil du temps, on a fait le bilan et constaté les nombreux avantages que les étudiants pouvaient en tirer. C’est vite devenu une évidence de poursuivre en ce sens. »

Mme Poole convient que le passage au numérique permet en effet de prévenir la fraude. Mais elle affirme que la COVID-19 a surtout souligné la nécessité de donner aux étudiants le contrôle de leurs documents officiels – particulièrement ceux dont la vie a été bouleversée par la crise.

« Quand la COVID-19 a frappé, tout s’est arrêté, en pleine période de collation des grades et d’impression des diplômes. C’était formidable, en période de bouleversements, de pouvoir remettre leurs diplômes [numériques] aux étudiants. C’est vraiment l’un des points forts de ce système », raconte-t-elle.

Elle-même ancienne étudiante de l’Université McMaster, Mme Poole dit déjà profiter de la mise en ligne de son propre diplôme et de ses documents d’études sur le nouveau réseau. « C’était grisant d’en avoir enfin le contrôle, s’enthousiasme-t-elle. D’un coup, tout était là sur mon téléphone. »

L’ARUCC prévoit le lancement complet du réseau d’ici juin 2021, chaque établissement membre étant libre d’offrir le service à divers degrés. Pour Mme Hack, il s’agit là de s’adapter à la réalité de chaque région et de chaque établissement – un principe au cœur de ce projet de l’ARUCC.

« Les grands établissements ont davantage d’apprenants qui en profiteront, dit-elle. Toutefois, les structures de petite taille qui se sentent forcées d’adopter ce genre de technologies disposent désormais d’un cadre pour les épauler et les guider. Ils pourront ainsi profiter pleinement de toutes les possibilités qu’offre le service partagé. »

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