Reprenez votre boîte de réception en main

Recevez-vous trop de courriels? La plupart des gens répondront oui. Selon certaines études, les travailleuses et travailleurs du savoir (ce qui comprend les universitaires) consacrent jusqu’à 33 % de leur temps de travail à la lecture et à la rédaction de courriels. Comme notre horaire est toujours bien chargé, il semble crucial de circonscrire cette activité chronophage. Bien que nous jetions souvent le blâme sur l’hyperactivité de nos collègues, les lourdeurs administratives et le manque d’autonomie des étudiantes et étudiants, nous avons peut-être créé nos propres problèmes. Voici des conseils pour canaliser l’afflux de messages en limitant non pas ce que vous écrivez, mais ce qui s’affiche dans votre boîte de réception.

1. Définissez les attentes. L’une des raisons pour lesquelles nous recevons trop de courriels, c’est parce que les gens nous répondent ou nous réécrivent au sujet de questions auxquelles nous n’avons pas répondu. Les « Avez-vous reçu mon courriel? » nous hantent comme une vieille rengaine. Dans votre signature de courriel, une simple mention expliquant que vous ne lisez pas vos courriels ou n’y répondez pas pendant certaines périodes (par exemple, en soirée ou la fin de semaine) informera les gens que vous avez bien reçu leurs messages, mais qu’ils devront faire preuve de patience avant de recevoir une réponse. Si vous ne souhaitez pas limiter les périodes où vous répondez aux courriels, assurez-vous d’accuser réception des messages reçus, puis de les mettre de côté pour y répondre plus tard. « Merci pour votre courriel. Je me penche sur la question et vous reviens au plus tard vendredi » est une réponse généralement appropriée. Vos interlocutrices et interlocuteurs sauront que vous avez lu leurs messages, et quand s’attendre à une réponse. Par ailleurs, expliquez clairement aux étudiantes et étudiants lors du premier cours vos délais de réponse (et indiquez-les dans le plan de cours).
2. Préparez-vous. Certaines personnes se plaignent de recevoir trop de courriels d’étudiantes et étudiants demandant des précisions sur les travaux ou les échéances, ou posant des questions. Or, si votre plan de cours est complet et exact, et si vous avez précisé les attentes grâce à des directives claires et des grilles d’évaluation, les étudiantes et étudiants savent où trouver la réponse à leurs questions. Vous pensez que plus personne ne lit les directives? Vous pouvez tourner de courtes vidéos, que vous téléverserez sur votre système de gestion de cours, où vous expliquez vos attentes, ce qui profitera aux personnes visuelles et auditives. En général, plus les étudiantes et étudiants sont jeunes, plus vous devrez leur offrir de soutien. Il n’y a pas de mal à donner beaucoup d’information. Vous pouvez également préciser au début du trimestre que vous ne répondrez pas aux questions posées par courriel dont les réponses se trouvent dans le plan de cours. Vous offrez ainsi à la classe une occasion d’apprentissage.
3. Désabonnez-vous des serveurs de listes et des listes de diffusion. Bon nombre d’entre nous aiment rester au fait des nouvelles touchant nos disciplines et d’autres domaines grâce aux publipostages électroniques. Si vous souhaitez vous abonner à ces services, tentez d’en trouver un qui regroupe les messages quotidiens en un seul courriel. Vous pourrez ainsi survoler les nouvelles du jour et vous renseigner sur ce qui vous intéresse quand vous en avez le temps. Quant à moi, mon dévoué mentor adore lire ces envois et me relaie toute information qu’il juge pertinente pour mes projets. Je trouve que ces envois sont souvent alimentés par des personnes qui font des publications parce qu’elles sont professionnellement isolées ou frustrées, et non parce qu’elles ont quelque chose à dire. Nous n’avons pas de temps à consacrer à ces textes. Il vaut également mieux se désabonner des listes qui ne nous intéressent plus. Ce conseil s’applique aussi, bien sûr, à nos vies personnelles. Vous pourrez toujours vous réabonner aux nouvelles des restaurants, services ou détaillants si elles vous manquent.
4. Précisez clairement ce que vous voulez. En envoyant des courriels dont l’objet est très précis, vous vous assurez que leurs destinataires savent exactement pourquoi vous leur écrivez et à quelle réponse vous vous attendez. Vous serez donc plus susceptible de recevoir la réponse que vous voulez. Ajoutez la mention « (fin) » à la fin de l’objet pour indiquer à votre destinataire que tout est dit et que le corps du courriel est vide. D’autres personnes pourraient adopter cette pratique, ce qui vous aiderait à trier vos courriels.
5. Décrochez le téléphone. La plupart des problèmes peuvent être réglés, et les renseignements, transmis lors d’un bref appel téléphonique. Pourquoi consacrer autant de temps à rédiger soigneusement un texte quand on peut simplement appeler l’autre personne? C’est particulièrement utile pour aborder un sujet difficile ou délicat, ou qui pourrait éveiller des émotions. En écrivant un long courriel sur un sujet épineux, vous ouvrez la porte aux représailles, puisque vous ne pourrez rétracter les propos transmis par écrit. Il vaut donc mieux aborder les sujets délicats ou complexes au téléphone ou encore mieux, en personne.
6. Écrivez de courts courriels. Tâchez d’exprimer vos demandes de manière succincte. Bien que l’adoption de cette habitude ne garantira pas la diminution du nombre de courriels qu’on vous envoie, vous recevrez des réponses plus succinctes et plus faciles à traiter que si vous aviez écrit un texte complexe, qui comporte souvent plusieurs sujets ou questions que votre destinataire doit dégager, pour ensuite formuler sa réponse dans des courriels additionnels.
7. Gérez de manière proactive les envois. Si on vous ajoute en copie conforme de messages qui ne vous semblent pas pertinents, réécrivez à la personne qui les envoie : « Pourquoi suis-je en copie de ce courriel? » Si cette façon de faire vous semble trop agressive, vous pouvez aviser la personne que vous souhaitez seulement recevoir ses communications à la fin du processus ou du projet, ou quand certains résultats sont atteints. La plupart des gens, quand on les y incite, modifieront leurs habitudes d’envoi de courriels.
8. Mettez à profit votre signature. De nos jours, les programmes de messagerie électronique permettent l’ajout de signatures comportant plusieurs renseignements qui peuvent endiguer le flot de courriels. En y précisant votre adresse postale complète, les moments où vous répondez aux courriels, l’adresse du site Web ou vos périodes de disponibilité, vous inciterez vos interlocutrices et interlocuteurs à chercher l’information voulue. Beaucoup de ces programmes permettent de définir plusieurs signatures et d’en ajouter une après la rédaction d’un courriel. Servez-vous de cette fonctionnalité pour rendre compte des différents « chapeaux » que vous portez, et réfléchissez aux renseignements qui seraient les plus utiles à vos publics cibles.

Pour terminer, rappelez-vous que répondre à un courriel est une importante responsabilité professionnelle, ainsi que la moindre des choses quand une autre personne entre en contact avec vous. Plus vous lui réécrivez rapidement et efficacement, que ce soit avec une réponse ou la promesse d’une réponse, moins vous recevrez de courriels de suivi.