Bien structurer sa semaine pour gagner en efficacité et en sérénité

Dans mon livre, The Organized Academic, je propose aux universitaires une approche pour organiser leur horaire au profit de l’efficience, de l’efficacité et de la paix d’esprit. Je connais au moins une autre personne très productive dans le milieu qui adopte une telle approche, et je suis de plus en plus tentée de suivre son exemple quand c’est possible. L’idée consiste à « thématiser » vos journées. Qu’est-ce que cela signifie? Il s’agit de consacrer des journées entières à des aspects précis de votre travail ou de vos tâches universitaires en mettant le reste de côté, exception faite peut-être de vos courriels, périodes d’enseignement ou autres engagements. 

Par exemple, le lundi est ma « journée pour avancer des dossiers ». Même si j’ai des réunions ou des cours de prévus à l’horaire, je me concentre sur mes tâches administratives, mes courriels et mes rapports. Les batteries sont normalement rechargées le lundi, mais c’est aussi le moment de prendre le pouls de ce qui vous attend, et il se peut que vous n’ayez pas envie de vous lancer dans des travaux d’écriture ou de recherche complexes à votre retour de la fin de semaine. C’est un bon moment pour vous attaquer à votre pile de dossiers et de courriels, et pour planifier le reste de votre semaine. 

Le mardi est habituellement ma « journée pour enseigner ». Même si je ne donne pas de cours ce jour-là, je note des travaux, je prépare mes cours, je rassemble les outils dont j’aurai besoin pour enseigner pendant la semaine et je rencontre des étudiantes et étudiants. C’est une bonne journée pour offrir des périodes de disponibilité afin de favoriser le dialogue avec la population étudiante et de vous concentrer sur votre mission d’enseignement. En après-midi, je travaille sur des projets d’avancement des connaissances en enseignement et en apprentissage ou à des tâches pour des comités en rapport avec l’enseignement ou les programmes d’études. Parfois, je lis des ouvrages qui traitent de sujets liés à l’enseignement. 

Lorsque j’étais doyenne, j’essayais de planifier la plupart de mes réunions le mercredi : ma « journée pour socialiser ». C’est une pratique qui peut demander beaucoup d’énergie, mais elle me permettait d’échanger toute la journée avec mes collègues sans que d’autres tâches viennent interférer. C’était aussi une bonne tactique pour ajouter des tâches à ma liste pour le lundi suivant. Je vous invite à procéder de la même façon pour vos travaux de recherche ou de rédaction, vos séances de réflexion ou tout autre aspect de votre travail auxquels il vous est possible de vouer la majeure partie d’une journée. 

Pourquoi cette approche est-elle si efficace? Elle réduit les temps de battement entre les tâches ainsi que la charge cognitive liée aux changements de modalités et de projets au cours de la journée. Au lieu de passer du coq à l’âne (courriels, appels, réunions, planification de cours, enseignement, épicerie, lessive, etc.), portez toute votre attention – votre travail en profondeur ou deep work, comme l’appelle Cal Newport, – sur un seul aspect important. L’une de mes collègues, qui était directrice générale d’une initiative de collaboration interuniversitaire de grande envergure, se réservait les lundis pour rencontrer son équipe, les vendredis pour rencontrer les parties prenantes externes, les mardis et jeudis pour réaliser ses travaux de recherche et de rédaction, et les mercredis pour enseigner (elle disposait d’une dispense de cours, donc pouvait animer deux gros séminaires cette journée). Elle arrivait ainsi à faire un tas de choses sans risquer de perdre la tête. 

Votre système n’a pas besoin d’être parfait, car déroger un peu de vos plans de temps à autre peut être très bénéfique. Toutefois, la concentration que vous gagnez en thématisant vos journées de cette façon change vraiment la donne, et même si vous ne décidez généralement pas de votre horaire de cours, vous exercez plus de contrôle sur le reste que vous croyez. Vous devez vous appuyer sur une certaine structure pour déterminer quelle journée consacrer à quelles activités, mais n’oubliez pas que la fatigue vous rattrapera à mesure que la semaine avance, et qu’il vaut mieux commencer par les tâches qui vous demandent moins d’efforts cognitifs les jours où vous êtes libre et en bonne forme. 

C’est une stratégie qui fonctionne très bien dans un cadre de travail universitaire, mais que vous pouvez aussi adopter dans les autres sphères de votre vie active. Par exemple, j’essaie de planifier tous mes rendez-vous personnels (médecin, dentiste, etc.) le jeudi, idéalement en après-midi, car c’est un moment dans la semaine où je suis très fatiguée après ma journée bien remplie du mercredi. Récemment, j’ai réussi à mettre au calendrier cinq rendez-vous médicaux la même date. Je n’ai pas eu le temps de souffler cette journée-là, mais imaginez toutes les heures de déplacement en moins et les minutes d’attente gagnées. 

Le plus grand avantage à thématiser vos journées : la sensation de contrôle que cette approche vous procure – un petit coup de pouce optimiste qui vous donne l’impression que vous pouvez tout accomplir avec moins de distraction et plus d’attention et de paix d’esprit. Tout le monde a besoin de ce petit coup de pouce.