Votre bureau est un véritable capharnaüm? Voici comment le désencombrer

Quand j’étais aux études supérieures, un de mes conseillers avait un magnifique bureau lambrissé où trônaient d’immenses bibliothèques qui s’étendaient jusqu’au plafond. C’était absolument majestueux. Mais voilà : la moindre surface était recouverte de documents, de livres, de déchets, de travaux à remettre ou à corriger et de bouts de papier annotés… Et il n’y avait qu’une chaise pour s’asseoir – si on arrivait à la trouver. La pièce était dans un désordre épouvantable, et je n’exagère pas. En fait, le service des incendies l’a fait condamner. Je ne sais plus comment il a réussi à faire le ménage, c’était l’un des pires fatras que j’aie jamais vus. C’est un problème courant chez les universitaires : même à l’ère du numérique, on ne cesse d’accumuler et d’encombrer l’espace. Votre bureau ne mérite peut-être pas une intervention du service d’incendie, mais il y a fort à parier qu’il pourrait être mieux rangé. 

Quand j’arrive au bureau d’une cliente ou d’un client universitaire qui cherche à améliorer sa productivité, je commence généralement par classer tout son matériel. Rien n’y échappe : cadres qui n’ont pas été fixés au mur, notes sur le babillard, fournitures de bureau, livres, documents et souvenirs (comme des cartes ou des cadeaux d’étudiantes et étudiants), etc. Peut-être que l’ordre ne fait pas partie de vos priorités, ou que le désordre ne vous dérange pas tant que vous vous y retrouvez. Peut-être même en tirez-vous une certaine fierté, comme un insigne honorifique ou une preuve d’intelligence. Toutefois, les études montrent que les personnes qui ont un espace de travail désordonné sont généralement moins efficaces et réfléchies au travail. C’est indéniable : le désordre augmente le stress et distrait. On sait aussi que les travailleuses et travailleurs du savoir passent un temps fou chaque année à chercher des choses; vous ne connaissez donc probablement pas votre fouillis aussi bien que vous le pensez. Ranger votre bureau améliorera votre créativité, votre calme et votre efficacité. 

Puisqu’il faut d’abord réduire le désordre, commencez par vous procurer quelques boîtes à dossiers (des boîtes en carton peu chères, faciles à assembler et à empiler). Ça vous paraîtra peut-être excessif, mais je vous demande d’y mettre tout ce qui se trouve sur votre bureau, le plancher et les étagères. Sans exception. Empilez les boîtes dans un coin de votre bureau, ou dans un espace de rangement si vous y avez accès. Sans procéder à un classement minutieux, vous pouvez mettre dans une boîte à part les documents qui contiennent des renseignements confidentiels ou personnels, et la conserver sous clé, dans votre bureau. 

Il ne devrait rien rester d’autre sur votre surface de travail que des fournitures de bureau, un téléphone et des classeurs pour les documents à trier. Maintenant que vous avez éliminé les sources de distractions, passez aux étagères. Débarrassez-vous des vieux manuels et livres qui ne servent plus à vos travaux de recherche. Pas besoin de décider ce que vous en ferez; placez-les simplement dans des boîtes intitulées « vieux livres ». Attaquez-vous ensuite aux murs. Retirez de votre babillard tous les documents dont vous ne vous servez pas au quotidien, et jetez-les. Laissez-y les numéros de téléphone importants, les renseignements sur la sécurité et tout ce que vous pourriez devoir consulter régulièrement. 

Les tiroirs ont le don d’amasser un véritable bric-à-brac. À moins d’avoir besoin de les ouvrir, gardez-les pour la fin. Le rince-bouche et les agrafes attendront.  

À ce stade, vous devriez avoir de l’espace libre pour ranger des livres (si nécessaire), un bureau dégagé et un plancher exempt d’objets, à l’exception de vos boîtes. Ensuite, vous pourrez prendre 15 minutes (ou jusqu’à une heure, si vous avez le temps) par jour pour éplucher le contenu de vos boîtes, dans l’ordre où il se présente. Selon le système de David Allen (Getting Things Done), les objets se classent en deux catégories : ceux qui nécessitent une action, et les autres. Si vous devez agir, notez-le sur un bout de papier ou dans un courriel à vous-même. Dans le cas contraire, il s’agit d’un élément « à reporter », « à déléguer », ou « à classer ». Réservez une boîte pour chacune de ces catégories. La règle d’or est de ne jamais rien remettre dans la boîte originale. Dans bien des cas, le désordre résulte du matériel, des idées et des tâches sur lesquels on n’a pas eu le temps de se pencher sérieusement. Profitez de ces 15 minutes pour découvrir ce que vous avez accumulé et déterminer la prochaine étape. 

Il n’est pas toujours facile de décider quoi faire avec les souvenirs et les cadeaux des étudiantes et étudiants. Vous pouvez les ranger dans une boîte et les afficher en alternance, à la manière d’une galerie d’art, pour éviter l’encombrement. Songez à embaucher une étudiante ou un étudiant (ou, pourquoi pas, votre enfant) pour vous aider. Ça pourrait être un bon investissement!  

Oh, et encore une chose : vous n’avez pas besoin de cinq copies de votre thèse. Une seule suffit.