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Conseils carrière

Des communications professionnelles dans un monde virtuel

Malgré les bouleversements actuels, nous devons continuer d’avancer et de communiquer.

par NANA LEE | 26 AOÛT 20

Nouer des relations est nécessaire pour développer votre réseau professionnel. Pour ce faire, vous devrez toutefois maintenant adapter vos interactions à ce qui est en fait un environnement bidimensionnel. Depuis la mi-mars, nous avons enseigné, fait du mentorat, accordé des entrevues simulées et réelles, fait du réseautage, donné des conférences… tout cela en mode virtuel. Voici quelques conseils pour vous aider à progresser professionnellement dans un environnement en ligne.

Les entrevues informatives

Les employeurs n’ont pas arrêté d’embaucher, et les diplômés de chercher du travail. Les étudiants et les stagiaires postdoctoraux doivent donc continuer de solliciter des entrevues informatives. La plupart des professionnels passent probablement la majeure partie de leur journée en vidéoconférence. Quand vous sollicitez une entrevue, demandez-leur donc s’ils préfèrent utiliser la caméra ou seulement le téléphone. S’ils optent pour le téléphone, envoyez-leur votre profil LinkedIn si ce n’est déjà fait, ou une photo afin qu’ils puissent mettre un visage sur votre nom.

Si votre interlocuteur choisit la vidéoconférence, envoyez-lui le lien d’invitation et connectez-vous de dix à quinze minutes avant l’entrevue pour régler tout problème technique. A) Installez-vous près d’une bonne source de lumière naturelle, de préférence à la hauteur de votre visage, car un éclairage provenant du haut crée de l’ombre; b) veillez au bon fonctionnement de vos écouteurs ou haut-parleurs et de votre microphone; c) portez des vêtements que vous porteriez pour une entrevue en personne; d) mettez votre téléphone en mode silencieux afin qu’il ne sonne pas pendant la réunion; e) assurez-vous que la caméra capte votre visage en entier et vos épaules; f) ne buvez pas pendant l’entrevue, car ce n’est pas professionnel et vous pourriez renverser le liquide sur votre ordinateur; g) demandez à vos colocataires ou votre famille de ne pas faire de bruit (s’il y a lieu).

Dans les 24 heures suivant l’entrevue, écrivez à votre interlocuteur afin de le remercier pour son temps et son expertise, et mentionnez deux ou trois choses que vous ferez à la suite de ce qu’il vous a appris.

Des cours et des réunions de groupe stimulants

Les techniques que vous apprenez comme assistant à l’enseignement sur une plateforme virtuelle peuvent aussi vous aider dans les entrevues et les réunions d’équipe. Certains professeurs ont adopté la classe inversée : les étudiants regardent d’abord un enregistrement, puis discutent pendant le cours en ligne. La discussion ouverte peut se faire dans un clavardoir, un document partagé, un outil de dessin (comme Miro) ou plusieurs salles de discussion que le professeur visitera une à une pour offrir son aide.

Des discussions et des séminaires captivants

Voici quelques conseils pour captiver l’auditoire d’un exposé ponctuel : 1) envoyez au préalable un bref sondage en ligne pour déterminer qui sont les participants et ce qu’ils espèrent tirer de l’expérience afin d’adapter votre discours; 2) mettez de la musique pour briser le silence pendant que les participants se connectent; 3) demandez-leur d’activer leur caméra active afin de voir leur visage; 4) planifiez deux ou trois pauses pendant l’heure afin de répondre aux questions ou de faire des activités de groupe; 5) ne donnez pas un cours magistral d’une heure, car vous perdrez l’attention de votre auditoire; 6) à la fin, accordez aux participants de cinq à dix minutes pour répondre à un sondage sur leur expérience – ils se sentiront interpelés et leurs commentaires vous permettront d’adapter votre prochain exposé.

Votre propre bien-être

Enfin, n’oubliez pas votre propre bien-être : 1) limitez votre utilisation des appels vidéo. Utilisez simplement le téléphone pour certaines réunions; 2) essayez de vous réserver au moins une journée sans appel vidéo par semaine; 3) prenez des vacances, éteignez votre ordinateur, ne vérifiez votre téléphone qu’une ou deux fois par jour pour les urgences, si nécessaire; 4) répondez à certains appels dehors, si possible, et profitez-en pour marcher un peu; 5) prenez une pause de cinq à quinze minutes toutes les 20 à 25 minutes de travail. Visez un maximum de six heures de travail assidu par jour.

Un monde nouveau

Nous sommes en terrain inconnu. Notre monde a changé. Toutefois, il ne faut pas abandonner nos objectifs et nous isoler. En tant qu’apprenants, chercheurs, éducateurs et mentors, nous continuerons d’innover et de trouver de quoi nous inspirer. Nous sommes des créatures sociales. Nous avons besoin de créer des contacts et de cultiver un sentiment d’appartenance. Restez prudents. Restez connectés. Restez motivés.

Nana Lee est directrice du développement professionnel des diplômés et professeure adjointe aux départements de biochimie et d’immunologie à l’Université de Toronto.

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