Apprendre à résister au feu

« Avoir à éteindre des feux » est ce qu’on me répond le plus souvent lorsque je demande à des universitaires ce qui entrave principalement leur travail. C’est ce qui semble occuper la majeure partie des journées dans les directions de département. Vous aurez beau ficeler un horaire où productivité et temps libre sont en symbiose et qui vous permet de quitter le bureau à 17 h avec l’esprit tranquille, si vous avez à « éteindre des feux », c’est souvent toute votre planification qui part en fumée. Résultat : la fatigue et la surcharge prennent le dessus. Mais comment faire pour mieux résister au feu?

Comme je l’ai déjà écrit, les universitaires sont souvent des personnes réactives. Entre les courriels, les étudiantes et étudiants, les articles savants et les médias, nous avons toujours notre mot à dire sur le monde qui nous entoure. Mais la planification et la proactivité sont rarement nos forces. Si vous avez souvent des feux à éteindre, cherchez d’abord à identifier le type de feux qui s’allument. S’agit-il de réels imprévus ou plutôt de symptômes d’un système défaillant? Est-ce que les gens sont au bon endroit avec les bonnes tâches ou bien c’est votre environnement qui est particulièrement volatile et propice aux crises? Lorsque j’aide d’autres personnes à reprendre le contrôle de leur boîte courriel, la première chose que je leur demande, c’est « pourquoi recevez-vous ce courriel? ». La même question devrait se poser pour les feux. Aurait-on pu voir venir ces problèmes? La plupart du temps, la réponse est « oui ».

Par exemple, vous devriez mettre en place un mécanisme de sécurité intégrée pour la plupart des aspects de votre vie professionnelle (et même personnelle). Si la technologie ne fonctionne plus (comme c’est souvent le cas), avez-vous un plan B qui ne la requiert pas? Sauvegardez-vous l’ensemble de votre travail sur diverses plateformes pour pouvoir y accéder n’importe où et sur n’importe quel appareil? Avez-vous formé adéquatement vos auxiliaires d’enseignement ou aides de laboratoire? Leur avez-vous montré à élaborer des mécanismes de sécurité intégrée pour ce qui peut risquer de mal tourner? Si vous avez des enfants ou êtes une personne proche aidante, avez-vous des arrangements pour les rendez-vous imprévus ou les cas de maladie? Avez-vous un abonnement à un service d’assistance routière pour votre véhicule? Avez-vous des plans de rechange ou des gens qui peuvent vous donner un coup de main en cas de besoin? Bref, à quel point êtes-vous en mesure de faire face aux urgences?

S’organiser en amont (ce que je recommande chaudement) nécessite deux choses : savoir dire « non » pour conserver une charge de travail raisonnable et prendre de l’avance sur les échéances pour que les imprévus n’interfèrent pas sur les plans. Lorsque j’étais doyenne, j’aimais bien organiser mes journées par thème et avoir des jours consacrés aux réunions. La gestion de problèmes n’était qu’une partie de mes tâches, donc je réservais la première heure de ma journée aux urgences et aux réunions pressantes. En y consacrant une plage tôt le matin, je pouvais calmement régler les problèmes puis avoir l’esprit relativement tranquille pour le reste de ma journée. Si vous êtes toujours à la dernière minute pour vos cours, vous aurez tendance à être plus vulnérables et sur les nerfs que si vous vous préparez. Si vous avez trop à faire, je vous recommande de choisir une tâche pour laquelle vous pourriez vous y prendre à l’avance. Cela allégera ainsi votre horaire et libérera de la place pour les autres tâches, que vous pourrez alors tranquillement entreprendre une à la fois. Prévoyez une ou deux plages vides pour des réunions; vous ne prendrez ainsi pas de retard en cas de maladie ou de tempête de neige. Si vous avez le contrôle de vos tâches et que vos systèmes sont fiables, les « feux » deviennent alors des « possibilités intéressantes pour démarrer votre journée ».

N’oubliez pas : vous avez le pouvoir de former vos collègues, étudiantes, étudiants et auxiliaires, mais pas de contrôler leurs actions. Comme pour tout dans la vie, le nerf de la guerre, ce ne sont pas les feux en soi, mais notre façon d’y réagir. Si quelque chose tourne mal, n’essayez pas de tout régler en même temps. Ralentissez, respirez, puis analysez la situation. Une bonne pratique à adopter est de prendre le temps de faire un bilan chaque semaine. Qu’est-ce qui a bien et moins bien fonctionné? Analysez vos feux et voyez comment à l’avenir, vous pourriez les prévenir ou les gérer différemment. Savoir bien réagir en temps de crise est la meilleure compétence à acquérir pour résister au feu.