Pourquoi on ne peut se permettre de négliger la planification

Dans Cultiver son potentiel – la nouvelle rubrique d’Affaires universitaires, vous trouverez des conseils qui vous aideront à réfléchir à votre carrière universitaire pour mieux l’organiser et la gérer. Elizabeth Wells est une professeure primée qui se spécialise dans la gestion de l’organisation, la productivité et l’équilibre travail-vie personnelle.

« Il faut consacrer bien plus de temps à la préparation d’une tâche qu’à son exécution. » Nous avons toutes et tous déjà reçu un conseil de ce type. C’est vrai pour bien des choses, que ce soit le réémaillage d’une baignoire ou la création d’un cours. Or, nous subissons pour la plupart la pression des échéances imminentes, que ce soit des cours à donner ou des réunions à dates et heures fixes. Il y a déjà bien assez à faire sans passer du temps à planifier. Et de toute façon, la planification, c’est une forme de procrastination, non? Je répliquerais en disant que je dois une bonne partie de mes réalisations et de mon bien-être mental au temps que je passe à planifier plutôt qu’à exécuter. David Allen, gourou de la productivité connu pour son livre S’organiser pour réussir, nous rappelle que dans le travail axé sur le savoir – ce que font principalement les universitaires –, il faut « définir ses tâches ». Ça semble être une perte de temps. Si nous savons exactement ce que nous avons à faire, pourquoi ne pas le faire, tout simplement? Mais voilà : pour la plupart de mes collègues et moi-même, ce n’est pas si évident de savoir exactement ce qu’il faut faire. Nous ne savons pas non plus précisément le temps que prendra une tâche ou quelles seront les ressources nécessaires pour la mener à bien. Quand j’accompagne des gens ou anime des ateliers, j’admets que je passe environ le quart de mon temps à planifier mes tâches, et c’est là une estimation prudente.

Pourquoi planifier?

La plupart du temps, les universitaires sont en mode réactif : nous réagissons aux idées des autres ou répondons aux demandes des étudiant.e.s, à des appels de communications ou à des invitations de la part de comités. Comme la plupart des gens, nous avons tendance à nous occuper de ce qui est évident ou pressant, par exemple un courriel ou une demande venant d’une personne. En étant dans ce mode réactif, nous répondons aux autres, sans établir notre propre horaire. Quand vient le temps d’écrire, il ne s’agit pas simplement de se verser une tasse de café, d’ouvrir un document et de laisser la magie opérer. Il faut du temps pour se préparer, savoir où se trouvent nos sources et de quels autres documents ou renseignements nous aurons besoin pour accomplir notre travail, en plus de déterminer le temps dont nous disposons et ce que nous souhaitons accomplir pendant cet intervalle. Ce temps de préparation en amont est essentiel. Il faut donc en tenir compte dès le départ pour ne pas perdre du temps précieux à revenir en arrière et à chercher des ressources.

Cette préparation va encore plus loin : combien d’heures par semaine a-t-on à consacrer à tel ou tel projet? Quelles ressources sont nécessaires pour accomplir cette tâche? Quel est le meilleur endroit pour travailler? Avec qui faut-il communiquer? Doit-on réserver des locaux ou prévoir des réunions? En passant une heure par semaine (idéalement le matin ou en fin de journée, ou encore le weekend), vous gagnerez beaucoup de temps, d’énergie et d’efforts à faire en sorte que votre semaine se déroule rondement. C’est également extrêmement utile de planifier un projet à plus long terme du début à la fin, en commençant par déterminer si vous avez assez de temps et d’espace mental pour que le résultat soit à la hauteur de vos standards. Dans mon blogue, j’ai rédigé un article sur les avantages de ne consacrer que 20 minutes à la sélection de mes tenues ou de mes repas pour la semaine et sur le temps que je gagne à planifier toutes ces tâches ordinaires d’un coup. Ça peut sembler excessif, mais au moins je ne fais pas du lavage ou des courses de dernière minute alors que j’aurais mieux à faire. Grâce à la planification, j’ai des matins paisibles et des journées tranquilles.

Selon mon expérience, et vous l’aurez peut-être aussi constaté, les universitaires acceptent trop de tâches, puis ont de la difficulté à toutes les mener à bien. La planification vous permet de voir ce qu’il est possible d’accomplir de manière réaliste, que ce soit pendant une séance de travail ou un été complet. En traçant ce que j’appelle un « itinéraire » ou en créant un tableau avec vos engagements et leurs échéances, vous aurez une idée de ce que vous arriverez à faire ou non.

Vous pouvez aussi, tout simplement, dresser une liste de vos projets professionnels et personnels. Puis, comme le suggère David Allen, faites une revue hebdomadaire pour voir vos progrès sur chaque projet et déterminer les mesures à prendre pour les faire avancer. Cela vous prendra peu de temps et vous aurez ainsi un plus grand contrôle et une meilleure vue d’ensemble sur vos engagements. Je dirais que ma productivité a bondi d’au moins 50 % depuis que j’organise mes tâches par priorité et que je prends le temps de planifier divers aspects de ma vie. Je n’exagère pas. Vous pensez ne pas avoir le temps de planifier? Vous avez pourtant beaucoup à y gagner. Maintenant, comment devriez-vous utiliser ce temps? Quelle est votre mission? Eh bien, ce sera peut-être le sujet d’une prochaine chronique.

Professeure d’histoire de la musique et de musicologie à l’Université Mount Allison, Elizabeth Wells a signé l’ouvrage The Organized Academic.