Les Fonds de recherche du Québec mettent fin à la plateforme eRegroupement

Les chercheurs qui ont participé au concours du programme Regroupements stratégiques à l’automne dernier du FRQ Société et culture auront été les derniers à utiliser eRegroupement, la plateforme de gestion de donnée spécifique au programme Regroupements stratégiques. Les réseaux et les centres l’utilisaient de deux façons : pour présenter une demande de subvention, ainsi que pour faire le suivi post-octroi et la reddition de comptes. La plateforme, qui agissait comme une base de données, compilait les informations selon des complexes règles de calculs lors des concours, d’évaluation de mi-parcours, etc.

« Après le concours Société Culture à l’automne 2019, nous avons jugé bon de prendre un moment d’arrêt et de faire le point », raconte Matthieu Fortin, coordonnateur en gestion de projets des FRQ. La première version de la plateforme a été mise en ligne en 2007, et sa dernière version datait de 2010. Au fil des ans, les utilisateurs de la plateforme (chercheurs comme coordonnateurs de réseaux)  faisaient souvent face aux mêmes difficultés, malgré des efforts constants des FRQ pour faire évoluer le système : processus chronophage, difficulté à faire le lien entre les données entrées et celles présentées dans la demande, bref toutes sortes de problèmes en lien avec le manque de souplesse et d’intercompatibilité de l’outil. Par exemple, pour constituer un tableau, il fallait saisir des données très détaillées : « En saisissant des données granulaires, on ne faisait pas facilement le lien avec le tableau [qui était automatiquement généré dans la demande], et les règles de calculs derrière », observe M. Fortin.

Après avoir fait le bilan post-concours, les FRQ ont lancé en janvier un sondage auprès des 36 regroupements des FRQ Nature et technologies (FRQNT), des 28 regroupements des FRQ Société et culture (FRQSC) et des bureaux de la recherche des universités, pour en savoir davantage sur leurs pratiques en matière de saisie et d’utilisation des données colligées dans eRegroupement. « Ça a confirmé ce qu’on pensait. Les regroupements passaient énormément d’heures à remplir ces demandes, et le format des données était très complexe », affirme M. Fortin.

Le 12 février dernier, le scientifique en chef du Québec a annoncé l’abandon de la plateforme. Dans un communiqué, Rémi Quirion évoque ainsi « le nombre d’heures trop élevé que les regroupements consacrent à la saisie de données dans les formats requis ; le manque de souplesse et d’interopérabilité de l’application, entraînant notamment une perte de confiance par rapport à la fiabilité des données ; l’incapacité de la plateforme à atteindre efficacement ses objectifs initiaux, compte tenu du contexte de la recherche au Québec qui continue d’évoluer ».

Nécessaire évolution

L’abolition de la plateforme eRegroupement s’inscrit dans une vision d’harmonisation des FRQ, qui avaient d’ailleurs centralisé leur système de gestion de demande de bourse et de subvention en 2017 avec la création de FRQNet. « L’abandon de eRegroupement est l’amorce d’un projet de structuration et de standardisation de la collecte de données pour les regroupements de recherche des trois Fonds, non seulement en vue des évaluations scientifiques, mais aussi en vue de la mesure des retombées de la recherche », poursuit le scientifique en chef dans son courriel du 12 février aux regroupements.

La gestion du programme Regroupements stratégiques, qui était exclue de FRQNet, sera donc rapatriée via ce véhicule principal des fonds pour la tenue de leurs concours. « L’abandon de eRegroupement est aligné avec la vision du scientifique en chef de mieux structurer et d’alléger considérablement le travail des chercheurs lorsqu’ils interagissent avec nous », précise M. Fortin.

Il faut dire que le contexte de la recherche au Québec a évolué depuis les débuts du programme de regroupements il y a une vingtaine d’années. « À l’époque, les trois fonds étaient séparés. Maintenant, non seulement ils sont regroupés, mais ils mettent en commun de plus en plus de ressources », explique M. Fortin.

Transition

Après l’annonce de l’abolition de la plateforme, les Fonds ont permis aux regroupements de récupérer leurs données. « On a aussi exporté le contenu de la base de données dans un format exploitable. Les regroupements qui veulent se construire une application pourront le faire », dit M. Fortin. Cette étape a été bousculée par l’épidémie de coronavirus, mais tous les regroupements ont eu accès à la plateforme pour récupérer ce qui était pour certains la « mémoire du regroupement ». C’était le cas pour l’Observatoire interdisciplinaire de création et de recherche en musique (OICRM) : « Chaque année, nous faisions une mise à jour, que les Fonds le demandent ou non », explique le directeur de l’OICRM et professeur à l’Université de Montréal Michel Duchesneau. « Évidemment sur le coup ça m’a semblé une grosse bête, mais on s’est plutôt bien adapté à la plateforme. On vivait avec ses grands défauts, mais aussi avec ses grandes qualités, tout de même », ajoute-t-il.

La conception du nouvel outil qui remplacera eRegroupement ne sera pas chose facile : « Un des grands enjeux de toutes ces plateformes reste qu’elles doivent fonctionner pour tout le monde. Or, les traditions disciplinaires font en sorte que l’information prend des formes différentes », observe M. Duchesneau. « Les indicateurs propres aux regroupements sont un peu plus complexes que pour les demandes individuelles», ajoute M. Fortin.

Comme le prochain concours du programme Regroupements stratégiques pour le FRQNT a été reporté d’une année en raison de la pandémie actuelle, les Fonds disposent d’une année supplémentaire pour mettre en place un nouvel outil. « J’espère qu’on va arriver rapidement vers une nouvelle solution, peut-être moins rigide », souhaite M. Duchesneau.